Panduan Lengkap KPI yang Harus Diketahui Setiap Dispatcher

Sebagai perusahaan transportasi yang memiliki cukup banyak unit dan mempekerjakan tim dispatch internal, penting untuk mengukur kinerja mereka. Jika dispatcher hanya fokus pada pemilihan muatan dan menghubungi sopir, itu adalah masalah besar. Karena di pasar saat ini, dispatch bukan cuma soal menggerakkan truk—tapi juga mengukur. Kalau dispatcher tidak paham KPI yang tepat, operasi berjalan tanpa arah.

Banyak perusahaan kecil mengabaikan ini. Mereka mempekerjakan dispatcher hanya supaya truk tetap jalan, tapi tidak melatih mereka untuk mengukur hal yang penting. Itu sebabnya, meskipun truk bisa menempuh 2.000 mil per minggu, tetap bisa rugi. Atau merasa untung—sampai ada kerusakan atau pengiriman terlambat yang bikin kehilangan kontrak.

Apapun itu, artikel ini menjelaskan KPI yang harus dikuasai dispatcher. Bukan hanya demi bisnis yang baik, tapi karena kalau mau berkembang, harus dikelola dengan angka—bukan sekadar perasaan.

Mari kita bahas satu per satu.

1. Pendapatan per Mil (Revenue per Mile / RPM)

Ini dasar utama. RPM adalah indikator paling dasar di dispatch—tapi sering salah dipahami.

Banyak dispatcher bilang mereka dapat "$2,50 per mil", tapi itu angka kotor—bukan bersih. Kadang mereka tidak sadar memasukkan jarak kosong (deadhead).

Solusinya:

• Hitung RPM berdasarkan mil berisi muatan, bukan total mil.
• Lalu hitung RPM dari semua mil.

  Contoh:
  Kalau RPM muatan $2,50 tapi RPM total $1,85, berarti ada masalah deadhead. Itu tanggung jawab dispatch.

  Target RPM (Semua Mil):

• Dry Van: $2,00+
• Reefer: $2,30+
• Flatbed: $2,50+
• Hotshot: $2,00–$2,20

  Jika dispatcher tidak memantau deadhead, berarti Anda buang-buang solar dan kehilangan keuntungan.

  —

  2. Persentase Deadhead
  

  Setiap mil kosong adalah pembunuh diam-diam. Truk tetap pakai bahan bakar, mesin aus, dan waktu terbuang—tanpa menghasilkan uang.

  KPI:
  Deadhead % = (Mil Kosong ÷ Total Mil) × 100

  Target Ideal:

• Kurang dari 12%
• Kalau di atas 15%, berarti ada masalah routing dan perencanaan.

  Contoh Nyata:
  Sebuah armada rutin dari Texas ke Atlanta. Dispatcher sering mengambil muatan balik dari Savannah karena bayarannya lebih tinggi. Tapi deadhead ke Savannah malah menghabiskan keuntungan. Setelah strategi diubah dan muatan diambil lebih dekat ke Atlanta, laba naik 14%.

  —

  3. Ketepatan Waktu (On-Time Performance %)
  

  Pengirim barang tidak peduli jarak tempuh—mereka peduli apakah kiriman tepat waktu.

  KPI:
  On-Time % = (Kiriman Tepat Waktu ÷ Total Kiriman) × 100

  Target:

• 98% atau lebih
• 95% tidak cukup kalau ingin dapat kontrak langsung.

  Tips:
  Catat selalu perkiraan waktu sampai (ETA) vs. waktu sebenarnya tiap kiriman. Jika sopir telat karena macet atau istirahat tanpa rencana, catat juga. Lama-lama, Anda bisa lihat pola masalah sebelum kehilangan pelanggan.

  —

  4. Waktu Tunggu (Dwell Time)
  

  Waktu tunggu di gudang pengirim/penerima merugikan. Truk diam terlalu lama berarti kehilangan waktu dan uang.

  KPI:
  Dwell Time = Waktu di Fasilitas (dari check-in sampai check-out)

  Mengapa Penting?

• Bisa negosiasi biaya keterlambatan (detention) dengan bukti.
• Bisa identifikasi pelanggan bermasalah.
• Bisa latih sopir agar lebih efisien.

  Target:

• Kurang dari 2 jam
• Lebih dari itu? Mulai catat, tagih biaya, atau hindari fasilitas itu.

  —

  5. Biaya per Mil (Cost per Mile / CPM)
  

  Dispatch dan akunting harus bekerja sama. Dispatch mungkin tidak bayar tagihan, tapi keputusan mereka memengaruhi biaya.

  Contoh:

• Jika break-even CPM armada $1,70 per mil, ambil muatan $2,00/mil dengan deadhead 150 mil adalah keputusan buruk.
• Jika ada tol mahal atau waktu bongkar lama, pastikan rate menutup itu—kalau tidak, bisa rugi.

  Tips:
  Libatkan dispatcher dalam review biaya bulanan. Biarkan mereka lihat angka yang mereka pengaruhi.

  —

  6. Pemanfaatan Waktu (Loaded Utilization %)
  

  Ini mengukur berapa banyak waktu sopir yang benar-benar menghasilkan uang.

  KPI:
  Loaded Utilization % = (Jam Berisi Muatan ÷ Jam Tersedia) × 100

  Contoh:
  Jika truk punya 60 jam kerja, tapi hanya 30 jam digunakan untuk mengangkut, berarti ada masalah.

  Target:

• 80% atau lebih

  —

  7. Waktu Putar (Turn Time)
  

  Ini mengukur secepat apa sopir bisa dapat muatan baru setelah kirim.

  KPI:
  Turn Time = Waktu antara kirim dan ambil muatan baru

  Target:

• Kurang dari 12 jam untuk jarak jauh (OTR).
• Semakin singkat, semakin bagus perencanaan dispatch.

  —

  8. Pendapatan per Truk per Minggu
  

  Ini tolok ukur utama. Jika semua KPI bagus, pendapatan harus tinggi.

  Target (Bervariasi):

• Dry Van: $5.500–$6.500/minggu
• Reefer: $6.000–$7.000/minggu
• Flatbed: $6.500–$8.000/minggu
• Hotshot: $4.000–$5.500/minggu

  Jika terus di bawah target, periksa lagi deadhead, pemanfaatan, dan perencanaan muatan.

  —

  9. Ketergantungan pada Load Board
  

  Ini bukan KPI biasa, tapi penting.

  KPI:
  % Muatan Mingguan dari Load Board

  Target:

• Kurang dari 40%
• Jika 80–90% muatan dari load board, itu bukan dispatcher—tapi penjudi.

  Tips:
  Bangun hubungan dengan broker, cari jalur khusus, dan cari pengirim langsung.

  —

  Kesimpulan
  

  Dispatcher adalah pusat operasi. Kalau tidak memantau angka, mereka seperti menerbangkan pesawat tanpa instrumen.

  KPI bukan sekadar dokumen—tapi denyut bisnis Anda. Latih tim untuk hidup dengan KPI, evaluasi setiap minggu, dan jadikan patokan kinerja. Ketika dispatcher paham angka, mereka tidak hanya bereaksi—tapi menghasilkan hasil.