Tero Vesalainen/Getty Images
Saya sudah memiliki alamat email yang sama selama lebih dari dua dekade. Saya menggunakannya untuk hampir semua yang saya lakukan. Itu benar-benar nyaman, tetapi juga berarti kotak masuk saya dipenuhi dengan iklan, buletin, pembaruan media sosial, dan hal-hal lain. Jika dibiarkan begitu saja, aliran surat yang sepele itu bisa mengalahkan barang-barang penting di sana.
Dua penyedia email terbesar di dunia menyadari ini adalah masalah. Gmail dan Outlook melakukan beberapa pengurutan surat otomatis dengan bantuan algoritma, tetapi solusi mereka jauh dari sempurna dan memerlukan intervensi manual konstan untuk melatih algoritma dan menemukan barang penting yang secara tidak sengaja diturunkan.
Juga: Lima alasan mengapa email tidak akan pernah mati
Selama bertahun-tahun, saya menggunakan aturan dan filter berdasarkan alamat pengirim untuk memindahkan pesan yang kurang penting keluar dari kotak masuk dan ke folder khusus. Namun, menyiapkan aturan dan mengelolanya adalah proses yang membosankan dan memakan waktu. Setiap kali buletin atau pedagang mengubah alamat pengirim mereka atau menggunakan subdomain yang berbeda, saya harus memodifikasi aturan tersebut. Akhirnya saya mengangkat tangan dan berkata “Cukup!”
Apa yang saya temukan sebagai gantinya adalah cara sederhana untuk secara otomatis memindahkan pesan yang kurang penting keluar dari kotak masuk saya dan ke folder terpisah di mana saya bisa memeriksanya saat saya memiliki waktu dan keinginan untuk melakukannya. Dan semua itu terjadi tanpa memerlukan saya membuat dan mengelola akun email lain.
Semua ini berkat alias, fitur yang terintegrasi ke dalam sebagian besar solusi email modern.
Keajaiban alias email
Sebuah alias adalah alamat email alternatif yang terhubung ke akun utama Anda. Pesan yang ditujukan ke alias masuk ke kotak masuk Anda, tepat di samping pesan yang dikirim ke alamat utama Anda. Tetapi karena mereka tidak menggunakan alamat email reguler Anda, Anda dapat mengatur klien email Anda untuk melakukan tindakan khusus menggunakan alias tersebut.
Juga: Penyedia internet bisnis terbaik tahun 2024
Misalnya, katakanlah alamat email utama saya adalah [email protected]. Saya bisa membuat alias [email protected] dan menggunakan alamat itu ketika saya berlangganan buletin. Saya kemudian dapat membuat satu aturan yang mencari pesan apapun yang dikirim ke alias tersebut dan memindahkannya keluar dari kotak masuk saya dan ke folder Buletin Saya. Pesan-pesan itu masih mudah diakses, tetapi mereka tidak pernah mengganggu pesan dari orang dan bisnis yang penting bagi saya.
Anda dapat membuat alias serupa dengan subfolder yang sesuai untuk apapun yang Anda inginkan: resep, berita olahraga, peringatan media sosial, bahkan korespondensi dari grup yang Anda jadi anggota. Hanya ingat untuk menggunakan alias yang benar saat mendaftar untuk layanan baru.
Alias juga berguna sebagai alamat sekali pakai yang digunakan ketika Anda perlu memberikan alamat email kepada pengirim yang tidak Anda percayai. Jika Anda mulai menerima banjir surat sampah yang ditujukan ke alamat itu, cukup hapus alias, efektif mengembalikan surat sampah itu kepada pengirim dengan pesan “alamat tidak ada”.
Jangan bingungkan alias dengan akun yang diteruskan, yang memungkinkan Anda mengirim dan menerima email dari satu akun menggunakan alamat yang terkait dengan akun terpisah. Alias hanya berguna dalam hubungannya dengan alamat utama dan tidak dapat digunakan sendiri.
Instruksi berikut berlaku untuk akun pribadi yang Anda kelola sendiri. Jika Anda memiliki akun email komersial (melalui Microsoft 365 atau Google Workspace, misalnya), Anda dapat memiliki alias untuk akun Anda menggunakan domain khusus organisasi Anda, tetapi Anda memerlukan bantuan administrator untuk mengatur alias tersebut.
Cara membuat alias menggunakan Gmail
Meskipun ini adalah layanan email paling populer di dunia, implementasi alias Gmail terbatas secara mengejutkan. Untuk membuat alias, Anda memulainya dengan alamat utama Anda dan kemudian memodifikasinya dengan menambahkan tanda plus di akhir dan kemudian menambahkan beberapa teks tambahan. Jika alamat Anda adalah [email protected], Anda dapat menggunakan [email protected], [email protected], dll.
Juga: Kurangi pengetikan, kurangi kesalahan: Bagaimana Gmail Snippets bisa menghemat waktu dan usaha
Permasalahan dengan jenis alias seperti ini adalah bahwa ini tidak mencegah pengirim yang tidak jujur melihat alamat utama Anda, jadi berhati-hatilah saat menggunakannya dengan koresponden yang tidak dipercayai.
Cara membuat alias menggunakan Outlook.com
Setiap akun Microsoft gratis memungkinkan Anda membuat hingga 10 alias, menggunakan alamat yang berbeda sesuai keinginan Anda di Outlook.com. (Alamat tersebut harus mengikuti aturan penamaan Microsoft dan tidak boleh sudah digunakan.
Juga: 7 cara membuat Windows 11 kurang mengganggu
Untuk memulai, buka https://account.microsoft.com, masuk dengan akun Microsoft Anda, dan klik tab “Info Anda”. Di bawah judul “Info Akun”, klik “Edit info akun,” yang membawa Anda ke halaman yang mencantumkan semua alias yang pernah Anda buat. Klik “Tambah email” dan masukkan alamat yang ingin Anda gunakan, seperti yang ditunjukkan di sini. Kemudian klik “Tambah alias” untuk membuat alamat baru. (Jika alias yang Anda masukkan tidak tersedia, Anda akan melihat pesan kesalahan di sini, dan Anda harus mencoba alamat yang berbeda.)
Anda dapat menambahkan alias baru kapan saja (hingga batas 10) atau menghapus alias yang ada dari halaman Alias Akun yang dijelaskan sebelumnya.
Cara membuat alias menggunakan Apple ID Anda
Jika Anda memiliki iPhone, iPad, atau MacBook, Anda bisa menggunakan perangkat itu untuk membuat hingga tiga alias email yang dikirim ke alamat yang terkait dengan ID Apple Anda. Fitur ini disebut Sembunyikan Email Saya, dan itu menggunakan domain iCloud sebagai mekanisme penerusan.
Satunya yang harus diingat adalah setiap alias menggunakan nama yang dihasilkan otomatis yang mungkin kurang mudah diingat, seperti [email protected]. Anda bisa menetapkan label ke alamat tersebut untuk mengingatkan Anda apa itu, tetapi Anda tidak bisa memilih alamat Anda sendiri.
Juga: Apa itu phishing? Semua yang perlu Anda ketahui untuk melindungi diri dari penipu
Untuk membuat alias iCloud pada perangkat iOS, buka Setelan, ketuk nama akun Anda, lalu ketuk iCloud > Sembunyikan Email Saya. (Di MacBook, gunakan menu Apple untuk membuka Pengaturan Sistem, di mana Anda akan menemukan opsi Sembunyikan Email Saya.) Ketuk Buat Alamat Baru dan ikuti petunjuk untuk menambahkan label dan catatan opsional. Gunakan Tombol Teruskan Ke untuk memilih di mana Anda ingin menerima email yang dikirim ke alias tersebut.
Pilihan alias lainnya
Sebagaimana saya sebutkan sebelumnya, kebanyakan penyedia email modern mendukung fitur alias. Jika Anda memiliki akun Proton Mail gratis, Anda bisa membuat hingga 10 alias untuk itu, sementara akun Proton Unlimited mendukung alias tanpa batas. Jika email Anda dihosting di Fastmail atau Yahoo Mail, Anda memerlukan akun premium untuk membuat alias. Dalam semua kasus tersebut, Anda memiliki opsi untuk membuat alias menggunakan domain kustom.
Juga: Akhirnya! Ini adalah klien email Linux yang selama ini saya harapkan
Anda juga bisa menggunakan add-in privasi yang mencakup fitur penyamaran email. Edisi Premium dan Keluarga NordPass, misalnya, memungkinkan alias tanpa batas. Anda bisa mendapatkan hingga tiga alias email menggunakan versi gratis IronVest (sebelumnya dikenal sebagai MaskMe); versi premium mendukung 50 atau lebih alias disesuaikan.