Pembatasan pengeluaran baru berlaku untuk kartu perjalanan dan pembelian SmartPay. Kartu perjalanan banyak digunakan di seluruh pemerintah (misalnya, sebagian besar prajurit cadangan tentara memiliki kartu-kartu ini). Pemerintah melacak pengeluaran perjalanan, seperti biaya hotel dan maskapai, melalui alat-alat lunak seperti Concur. GSA sudah mengharuskan penerimaan untuk setiap pembelian yang dilakukan pegawainya di atas $75. \”Sistemnya menyusahkan dan memerlukan otorisasi dari supervisor sebelum uang bisa dihabiskan,\” kata seorang pegawai GSA saat ini.
Setelah perjalanan selesai, pegawai harus mengirimkan voucher yang sesuai dengan pengeluaran yang disetujui. Pengeluaran dilacak dengan teliti—pegawai diminta untuk meminimalkan penarikan uang tunai melalui ATM untuk menghindari biaya yang tidak perlu, menurut seorang pegawai GSA saat ini, yang seperti yang lain dalam cerita ini, berbicara dengan WIRED dengan syarat anonimitas karena tidak diizinkan untuk berbicara di muka umum. Mereka mengatakan menggunakan kartu dengan tidak benar sudah merupakan alasan untuk tindakan disiplin, termasuk pemecatan.
Kartu pembelian lebih jarang digunakan dan digunakan untuk pengeluaran kerja di bawah $10.000; segala hal di atas jumlah ini memerlukan kontrak pemerintah formal. Mereka digunakan untuk kebutuhan kantor, peralatan TI, dan pelatihan, antara lain. Jika pegawai ingin menghabiskan uang dengan kartu pembelian, mereka harus mengirimkan formulir, yang kemudian perlu disetujui dan ditandatangani oleh seorang supervisor. Setelah itu, formulir tersebut dikirimkan untuk persetujuan ke kantor yang memberi persetujuan, dengan nama orang yang ingin melakukan pembelian, deskripsi barang, harga perkiraan, kode akuntansi, dan tanggal kapan barang atau jasa diperlukan.
Setelah pembayaran disetujui, itu diberi nomor permintaan pembelian. Hanya setelah itu pegawai bisa benar-benar menghabiskan uang. Jika mereka menghabiskan 10 persen lebih dari jumlah yang disetujui, mereka memerlukan persetujuan tertulis lagi. Di GSA, setiap pembelian dilacak melalui program bernama Pegasys, yang memerlukan formulir terpisah untuk diakses. Pegasys memiliki dua sisi: Sisi pembelian, yang menunjukkan uang yang telah dihabiskan, dan sisi rekonsiliasi. Pemegang kartu harus mencocokkan kedua sisi ini, sen per sen, menggunakan nomor permintaan.
\”Untuk melakukan penipuan, Anda harus melibatkan pegawai, supervisor, dan kemungkinan seseorang di bidang keuangan,\” kata seorang pegawai GSA saat ini lainnya. \”Tidak semudah yang [DOGE klaimkan].\”
\”