Ringkasan Utama ZDNET
Google Docs telah menjelma menjadi platform kolaborasi dokumen universal. Fitur-fitur seperti Voice Typing, Smart Chips, dan Riwayat Versi bahkan melampaui kebanyakan word processor lainnya, namun sayangnya banyak yang belum pernah memanfaatkannya. Dalam panduan ini, saya membagikan lebih dari 25 tips berguna untuk Google Docs guna membantu Anda menyederhanakan alur kerja.
Google Docs telah menjadi bagian dari hidup saya selama hampir dua dekade. Saya ingat ketika pertama kali diluncurkan pada 2006 — saat itu saya masih bersekolah, dan sejak itu pula saya tak pernah berhenti menggunakannya. Kemampuan mengakses word processor lengkap dari komputer mana saja di dunia terasa sangat revolusioner kala itu, dan kegunaannya tetap relevan hingga kini.
Kebanyakan orang sudah akrab dengan dasar-dasar platform ini, tapi saya yakin sebagian besar fiturnya belum diketahui. Google Docs dipenuhi dengan alat-alat yang sering terlewatkan bahkan oleh pengguna lama. Untuk membantu Anda, saya telah mengompilasi lebih dari 25 tips dan trik Google Docs agar Anda bisa bekerja lebih cepat, tetap terorganisir, dan berkolaborasi dengan lebih efektif.
Karena jumlahnya banyak, saya membaginya ke dalam enam kategori terpisah:
1. Produktivitas Dasar
Daftar Pintasan Keyboard
Seperti Windows, Google Docs memiliki rangkaian pintasan keyboard sendiri. Banyak kombinasi tombol yang umum masih berlaku (seperti Ctrl+C untuk menyalin dan Ctrl+V untuk menempel). Namun, Docs punya pintasan uniknya sendiri, termasuk Ctrl+Alt+M untuk menambah komentar dan Alt+Shift+I untuk membuka menu Insert.
Mempelajarinya akan menghemat banyak waktu Anda. Untuk melihat seluruh menu pintasan, tekan:
Ctrl + / di Windows
Cmd + / di macOS.
Voice Typing
Jika Anda kesulitan menuangkan ide dari pikiran ke halaman dokumen, alat Voice Typing dapat mengubah pemikiran tersebut menjadi teks. Pergi ke Tools > Voice typing untuk mengaktifkannya. Ikon mikrofon akan muncul di sudut. Klik ikon itu dan mulailah berbicara.
Fitur ini bekerja paling baik di Google Chrome. Di browser lain, perintah suara untuk tanda baca, seperti mengucapkan "semicolon", mungkin tidak terkonversi dengan benar dan malah mengetikkan kata tersebut secara harfiah.
Temukan dan Ganti (Find and Replace)
Gunakan Find and Replace untuk memperbaiki typo, memperbarui teks, dan menyesuaikan informasi dalam jumlah besar.
Ctrl + F untuk menemukan kata di Windows.
Ctrl + H untuk mengganti teks di Windows.
Cmd + F untuk menemukan kata di macOS.
Cmd + H untuk mengganti teks di macOS.
Ubah Kapitalisasi
Tidak perlu mengetik ulang teks hanya untuk memperbaiki kapitalisasi. Sorot teksnya, lalu pergi ke: Format > Text > Capitalization. Dari menu, Anda dapat mengubah teks menjadi huruf kecil, huruf besar, atau title case (yang mengkapitalisasi huruf pertama setiap kata).
Bookmark
Bookmark berguna saat menulis laporan besar atau dokumen penelitian, karena memberikan cara cepat untuk bernavigasi antar poin. Untuk menambah bookmark, tempatkan kursor Anda pada suatu titik dalam teks > Insert > Bookmark.
Gunakan pintasan keyboard ini untuk bernavigasi:
Untuk melompat maju: tekan Ctrl + Alt + N + B di Windows / tekan Ctrl + Cmd + N + B di macOS.
Untuk melompat mundur: tekan Ctrl + Alt + P + B di Windows / tekan Ctrl + Cmd + P + B di Windows.
2. Tata Letak Halaman
Daftar Isi dan Kerangka Dokumen
Google Docs dapat membuat kerangka dokumen dan Daftar Isi untuk membantu mengorganisir teks Anda, dan keduanya bergantung pada tindakan yang sama: menerapkan gaya Judul (Headings).
Untuk menetapkan Headings, sorot sepotong teks > pilih gaya Heading dari menu tarik-turun di sebelah nama Font. Hierarkinya bekerja seperti ini:
Heading 1 untuk judul bagian utama
Heading 2 untuk subbagian
Heading 3 untuk topik atau item spesifik, seperti gambar, tabel, atau grafik.
Saat Anda menerapkan headings, Google Docs secara instan membuat panel Outline di sebelah kiri. Untuk menerapkan Daftar Isi di awal dokumen, tempatkan kursor di bagian atas > Insert > Page elements > Table of contents. Pilih gaya, dan platform akan menghasilkan Tabel. Setiap entri memiliki hyperlink yang memungkinkan Anda melompat langsung ke bagian tertentu.
Header dan Footer
Header dan footer memberi ruang bagi penulis untuk menambah nomor halaman, judul, informasi penulis, dan lainnya. Untuk menambahkannya, pergi ke Insert > Page elements > Headers atau Footers (pilih yang Anda butuhkan saat ini). Header dan footer di Google Docs hanya menawarkan kustomisasi dasar, seperti mengizinkan header yang berbeda untuk halaman pertama.
Jika Anda ingin memiliki kendali penuh, tempatkan kursor di akhir teks, lalu pergi ke Insert > Break > Section break (next page). Klik dua kali header atau footer yang baru ditambahkan, dan nonaktifkan Link to previous.
Sisipkan Gambar dan Drawing
Untuk menambah visual, klik Insert > Image. Anda dapat mengunggah gambar dari Google Drive, Photos, komputer Anda, Google Images, atau camera yang terhubung, di antara sumber lainnya. Jika Anda ingin membuat grafik sederhana, ikuti jalur ini: Insert > Drawing. Alat grafis Google Docs memungkinkan Anda membuat bentuk dasar, text box, dan grafik.
Smart Chips
Smart Chips meningkatkan dokumen Anda dengan menambah elemen interaktif. Yang harus Anda lakukan adalah mengetik ‘@’ dan menu konteks Smart Chips akan muncul. Penggunaan umumnya termasuk menyematkan acara Google Calendar, catatan rapat, pelacak proyek, product roadmap, dan lain-lain.
3. Kolaborasi
Email Langsung dari Google Docs
Anda tidak perlu meninggalkan platform untuk mengirimkan file Anda kepada seseorang. Untuk mengirimnya via email: pergi ke File > Email > Email this file > lalu masukkan alamat penerima dan kirim. Jika orang tersebut sudah memiliki akses atau adalah bagian dari tim Anda, pilih Email collaborators.
Bagikan File
Untuk membagikan dokumen, klik tombol Share di sudut kanan atas. Anda memiliki kemampuan untuk membuat link yang dapat dibagikan atau menambahkan orang tertentu langsung melalui email. Anda juga dapat memilih apakah penerima dapat melihat, mengomentari, atau mengedit dokumen.
Buat Dokumen Tersedia Secara Offline
Anda dapat mengedit halaman Google Docs secara offline, namun pengaturannya mengharuskan Anda melakukan beberapa langkah. Pertama, buka beranda Google Docs Anda dan klik ikon menu, yang dilambangkan dengan tiga garis horizontal. Klik Settings > aktifkan toggle Offline > Ok. Sekarang, buka dokumen yang ingin Anda akses secara offline. Pilih File > Make available offline.
Anda sekarang dapat mengerjakan file itu secara offline, dan perubahan akan disinkronkan ketika Anda kembali online.
Riwayat Versi (Version History)
Google Docs secara otomatis menyimpan setiap perubahan yang Anda buat, artinya tidak ada pekerjaan yang benar-benar hilang — kecuali Anda menghapusnya secara manual.
Untuk melihat versi sebelumnya, pergi ke File > Version history > See version history. Anda akan melihat timeline penyuntingan di sebelah kanan. Pilih versi mana saja, lalu klik Restore this version di bagian atas. Ini akan mengembalikan teks yang lebih lama. Tindakan ini menimpa salinan terbaru, meskipun untungnya Anda dapat memulihkannya melalui proses yang sama.
Bandingkan Dokumen
Google Docs memungkinkan Anda membandingkan dua dokumen, menyoroti perbedaan di antara keduanya. Untuk membandingkan sepasang file, pergi ke Tools > Compare documents > My Drive > pilih file kedua. Dokumen kedua akan disorot dengan warna merah.
Untuk membandingkan dua versi dari file yang sama, pertama buka Version History dari dokumen target Anda. Arahkan kursor ke penyimpanan yang lebih lama, klik tiga titik, dan pilih Make a copy. Sekarang, kembali ke dokumen target > Tools > Compare documents > pilih salinan yang lebih lama.
4. Menulis dan Menyunting
Kamus Terintegrasi
Google Docs menyertakan kamus bawaan yang dapat Anda personalisasi dengan istilah baru, nama, atau ejaan khusus industri. Untuk menambah kata kustom, pergi ke Tools > Spelling and grammar > Personal dictionary > Masukkan kata > Add > OK.
Kutipan (Citations)
Platform ini menawarkan pengelola kutipan yang cukup robust, menyelamatkan Anda dari memformat sumber secara manual di akhir makalah penelitian. Untuk membukanya, pergi ke Tools > Citations. Gaya yang didukung termasuk MLA (edisi ke-8), APA (edisi ke-7), dan Chicago (edisi ke-17). Pilih gaya Anda, pilih jenis sumber (seperti buku, situs web, film, dll.), lalu isi kolomnya. Google Docs dapat mengisi otomatis kotak-kotak tersebut dari URL, tetapi Anda mungkin perlu mengisi detail yang hilang sendiri.
Setelah selesai, klik Insert Works Cited untuk menempatkan kutipan yang telah diformat sepenuhnya di halaman.
Substitusi (Substitutions)
Substitusi menghemat waktu dengan mengganti teks shorthand dengan frasa lengkap, kalimat, atau simbol. Ikuti jalur ini untuk melihat daftar lengkapnya: Tools > Preferences > Substitutions. Anda juga dapat menambahkan milik Anda sendiri.
Misalnya, Anda dapat mengatur "addr" untuk berubah menjadi "1313 Disneyland Dr, Anaheim, CA 92802" setelah spasi dimasukkan.
Buat PDF Dapat Diedit
Google Docs memiliki kemampuan untuk mengonversi PDF menjadi file yang dapat diedit. Yang harus Anda lakukan adalah mengunggah PDF ke Google Drive > klik kanan pada file > pilih Open with > Google Docs.
Terjemahkan ke Bahasa Lain
Untuk menerjemahkan dokumen ke bahasa lain, pergi ke Tools > Translate document. Pilih bahasa Anda dan platform akan membuat salinan yang diterjemahkan. Meskipun Google Translate telah berkembang pesat selama bertahun-tahun, saya sarankan untuk memeriksa kembali teksnya untuk akurasi dan nada. Teknologinya masih belum sempurna.
5. Add-ons
Ekstensi (Extensions)
Ekstensi tidak wajib, tetapi jika Anda berminat, Google Docs dapat ditingkatkan dengan ekstensi pihak ketiga, yang dapat diunduh dari Google Workspace Marketplace. Alat-alat ini menambah fungsionalitas ekstra mulai dari asisten tata bahasa dan generator gambar AI hingga converter PDF. Untuk menjelajahi marketplace, pergi ke Extensions > Add-ons > Get add-ons. Banyak ekstensi yang gratis, meskipun beberapa menawarkan peningkatan berbayar.
Presentasi via Google Meet
Anda dapat mempresentasikan dokumen Anda langsung di Google Meet tanpa perlu berpindah tab atau layar. Untuk memulai presentasi, klik ikon kamera di sudut kanan atas > Start a new meeting. Sebuah jendela akan muncul dari sebelah kanan, menampilkan rapat. Di bawah tampilan tersebut terdapat link untuk dibagikan dengan orang lain.
6. Pemecahan Masalah (Troubleshooting)
Hapus Cache dan Cookies Browser
Jika Google Docs terasa lambat atau halaman tidak dimuat, saya sarankan untuk menghapus cache browser Anda. Pintasan cepat untuk membuka menu penghapusan adalah Ctrl + Shift + Delete di Windows dan Cmd + Shift + Delete di macOS untuk browser pihak ketiga. Safari memiliki kombinasi tombol sendiri, yaitu Cmd + Option + E.
Pilih opsi Cookies dan Cached images yang sesuai untuk browser Anda, lalu hapus. Catatan: Dua pintasan pertama kompatibel dengan Google Chrome, Microsoft Edge, Firefox, dan Opera. Namun, ada kemungkinan beberapa web browser tidak mengenali kombinasi tombol tersebut.
Perbarui Browser Anda
Google Docs bekerja paling baik pada browser yang menjalankan pembaruan terbaru, karena ini memastikan kompatibilitas maksimal dan memperbaiki masalah kinerja. Untuk tip pemecahan masalah ini, saya membahas tiga web browser paling populer.
Chrome: Klik Menu yang dilambangkan dengan tiga titik vertikal > Help > About Google Chrome > biarkan pembaruan selesai > Relaunch.
Microsoft Edge: Klik Menu yang dilambangkan dengan tiga titik horizontal > Help and feedback > About Microsoft Edge > biarkan pembaruan selesai > Restart.
Safari (pembaruan Safari terikat langsung dengan pembaruan macOS): Klik menu Apple di sudut kiri atas > System settings > General > Software update > Update now.
Saya bekerja di Google Docs setiap hari. Setiap draf yang saya tulis dalam 5+ tahun terakhir awalnya dibuat di platform ini. Saya menggunakannya untuk membuat kerangka panduan, menyunting, dan mencatat ide-ide cepat sebelum mereka menghilang. Sepanjang perjalanan itu, saya menemukan banyak pintasan kecil dan alat yang kurang dikenal yang membuat bekerja di Docs lebih lancar.
Banyak tips dalam panduan ini telah menjadi bagian dari alur kerja harian saya selama bertahun-tahun, seperti pintasan keyboard dan kamus terintegrasi. Namun, ada beberapa yang baru saya temukan saat meneliti untuk artikel nasihat ini, seperti alat kutipan instan. Yang hebat adalah alat-alat ini telah terbukti sangat berguna.
Apakah Anda seorang pelajar atau pekerja remote, saya harap Anda akan mendapatkan manfaat dari trik Google Docs ini sebanyak yang saya dapatkan selama bertahun-tahun. Seperti yang selalu saya katakan, tidak ada nasihat dalam artikel ini yang merupakan aturan mutlak. Ini terutama adalah saran yang akan membantu Anda bekerja lebih efisien.