20+ Trik Andalan Saya di Google Docs untuk Meningkatkan Produktivitas (Tanpa Perlu Ekstensi)

Kyle Kucharski/ZDNET

Ikuti ZDNET: Tambahkan kami sebagai sumber pilihan di Google.

Google Docs telah menjadi bagian dari hidup saya selama hampir dua dekade. Saya ingat ketika pertama kali diluncurkan pada tahun 2006 — saya masih duduk di bangku SMA, dan sejak saat itu saya tidak pernah berhenti menggunakannya. Kemampuan untuk mengakses word processor lengkap dari komputer mana pun di dunia terasa revolusioner pada masa itu, dan kegunaannya masih relevan hingga kini.

Kebanyakan orang sudah familier dengan dasar-dasar platform ini, tapi saya yakin Anda tidak mengetahui sebagian besar fiturnya. Google Docs dipenuhi dengan alat-alat yang bahkan terlewatkan oleh pengguna lama. Untuk membantu Anda, saya telah mengompilasi lebih dari 25 tips dan trik Google Docs untuk membantu Anda bekerja lebih cepat, tetap terorganisir, dan berkolaborasi dengan lebih efektif.

Karena jumlahnya banyak, saya telah membaginya menjadi enam kategori terpisah:

1. Produktivitas Dasar

Daftar Pintasan Keyboard Utama

Seperti Windows, Google Docs memiliki serangkaian pintasan keyboardnya sendiri. Banyak kombinasi tombol yang sudah dikenal masih berlaku (seperti Ctrl + C untuk menyalin dan Ctrl + V untuk menempel); namun, Docs memiliki pintasan uniknya sendiri yang spesifik untuk platform, termasuk Ctrl + Alt + M untuk menambahkan komentar dan Alt + Shift + I untuk membuka menu Insert.

Mempelajari ini akan menghemat banyak waktu Anda. Untuk melihat seluruh menu pintasan, tekan:

• Ctrl + / di Windows
• Cmd + / di macOS.

  Pengetikan Suara

  Jika Anda kesulitan menuangkan ide dari pikiran ke halaman, alat Voice Typing dapat mengubah pemikiran tersebut menjadi teks. Pergi ke Tools > Voice typing untuk mengaktifkannya. Ikon mikrofon akan muncul di sudut. Klik ikon itu dan mulailah berbicara.

  Fitur ini bekerja paling baik di Google Chrome. Di browser lain, perintah suara untuk tanda baca, seperti mengucapkan "semicolon," mungkin tidak dikonversi dengan benar dan malah akan mengetikkan kata-kata tersebut secara harfiah.

  Temukan dan Ganti

  Gunakan Find and Replace untuk memperbaiki salah ketik, memperbarui teks, dan menyesuaikan informasi secara massal.

• Ctrl + F untuk mencari kata di Windows.
• Ctrl + H untuk mengganti teks di Windows.
• Cmd + F untuk mencari kata di macOS.
• Cmd + H untuk mengganti teks di macOS.

  Ubah Kapitalisasi

  Tidak perlu mengetik ulang teks untuk memperbaiki kapitalisasi. Sorot teksnya, lalu pergi ke: Format > Text > Capitalization. Dari menu, Anda dapat mengubah teks menjadi huruf kecil, huruf besar, atau title case, yang mengkapitalisasi huruf pertama setiap kata.

  Penanda

  Bookmarks berguna saat menulis laporan besar atau dokumen penelitian, karena menyediakan cara cepat untuk menavigasi antar poin. Untuk menambahkan bookmark, tempatkan kursor Anda pada suatu titik dalam teks > Insert > Bookmark.

  Gunakan pintasan keyboard ini untuk bernavigasi:

• Untuk melompat maju: tekan Ctrl + Alt + N + B di Windows / tekan Ctrl + Cmd + N + B di macOS.
• Untuk melompat mundur: tekan Ctrl + Alt + P + B di Windows / tekan Ctrl + Cmd + P + B di macOS.
  

  2. Tata Letak Halaman
  

  Daftar Isi dan Kerangka Dokumen

  Google Docs dapat membuat kerangka dokumen dan Daftar Isi untuk membantu mengorganisir teks Anda, dan keduanya bergantung pada tindakan yang sama: menerapkan gaya Headline.

  Untuk menetapkan Headings, sorot sepotong teks > pilih gaya Heading dari menu tarik-turun di sebelah nama Font. Hierarkinya bekerja seperti ini:

• Heading 1 untuk judul bagian utama
• Heading 2 untuk subbagian
• Heading 3 untuk topik atau item spesifik, seperti gambar, tabel, atau grafik.

  Saat Anda menerapkan headings, Google Docs secara instan membuat panel Outline di sebelah kiri. Untuk menerapkan Daftar Isi di awal dokumen, tempatkan kursor di bagian atas > Insert > Page elements > Table of contents. Pilih gaya, dan platform akan menghasilkan Tabel. Setiap entri memiliki hyperlink yang memungkinkan Anda melompat langsung ke bagian tertentu.

  Header dan Footer

  Header dan footer memberi penulis tempat untuk menambahkan nomor halaman, judul, informasi penulis, dan lainnya. Untuk menambahkan salah satunya, pergi ke Insert > Page elements > Headers atau Footers (pilih yang Anda butuhkan saat ini). Header dan footer di Google Docs hanya menawarkan kustomisasi dasar, seperti mengizinkan header yang berbeda untuk halaman pertama.

  Jika Anda ingin memiliki kendali penuh, tempatkan kursor di akhir teks, lalu pergi ke Insert > Break > Section break (next page). Klik dua kali pada header atau footer yang baru ditambahkan, dan nonaktifkan Link to previous.

  Sisipkan Gambar dan Gambar

  Untuk menambahkan visual, klik Insert > Image. Anda dapat mengunggah gambar dari Google Drive, Photos, komputer Anda, Google Images, atau kamera yang terhubung, di antara sumber lainnya. Jika Anda ingin membuat grafik sederhana, ikuti jalur ini: Insert > Drawing. Alat grafis Google Docs memungkinkan Anda membuat bentuk dasar, kotak teks, dan grafik.

  Smart Chips

  Smart Chips meningkatkan dokumen Anda dengan menambahkan elemen interaktif. Yang harus Anda lakukan adalah mengetik ‘@’ dan menu konteks Smart Chips akan muncul. Penggunaan umum termasuk menyematkan acara Google Kalender, catatan rapat, pelacak proyek, roadmap produk, dan banyak lagi.

  3. Kolaborasi
  

  Email Langsung dari Google Docs

  Anda tidak perlu meninggalkan platform untuk mengirim file kepada seseorang. Untuk mengirimkannya melalui email: pergi ke File > Email > Email this file > lalu masukkan alamat penerima dan kirim. Jika orang tersebut sudah memiliki akses atau adalah bagian dari tim Anda, pilih Email collaborators sebagai gantinya.

  Bagikan File

  Untuk membagikan dokumen, klik tombol Share di sudut kanan atas. Anda memiliki kemampuan untuk menghasilkan tautan yang dapat dibagikan atau menambahkan orang tertentu langsung melalui email. Anda juga dapat memilih apakah penerima dapat melihat, mengomentari, atau mengedit dokumen.

  Buat Dokumen Tersedia Secara Offline**

  Anda dapat mengedit halaman Google Docs secara offline, tetapi pengaturannya mengharuskan Anda melakukan beberapa langkah. Pertama, buka beranda Google Docs Anda dan klik ikon menu, yang ditandai dengan tiga garis horizontal. Klik Settings > Aktifkan Offline > Ok. Sekarang, buka dokumen yang ingin Anda akses secara offline. Pilih File > Make available offline.

  Anda sekarang dapat mengerjakan file tersebut secara offline, dan perubahan akan disinkronkan ketika Anda kembali online.

  Riwayat Versi

  Google Docs secara otomatis menyimpan setiap perubahan yang Anda buat, yang berarti tidak ada pekerjaan yang benar-benar hilang — kecuali jika Anda menghapusnya secara manual.

  Untuk melihat versi sebelumnya, pergi ke File > Version history > See version history. Anda akan melihat linimasa penyuntingan di sebelah kanan. Pilih versi mana pun, lalu klik Restore this version di bagian atas. Ini akan mengembalikan teks yang lebih lama. Tindakan ini memang akan menimpa salinan terbaru, meskipun untungnya Anda dapat memulihkannya melalui proses yang sama.

  Bandingkan Dokumen

  Google Docs memungkinkan Anda membandingkan dua dokumen secara berdampingan, menyoroti perbedaan di antara keduanya. Untuk membandingkan sepasang file, pergi ke Tools > Compare documents > My Drive > pilih file kedua. Dokumen kedua akan disorot dengan warna merah.

  Untuk membandingkan dua versi dari file yang sama, pertama-tama buka Version History dari dokumen target Anda. Arahkan kursor ke penyimpanan yang lebih lama, klik tiga titik, dan pilih Make a copy. Sekarang, kembali ke dokumen target > Tools > Compare documents > pilih salinan yang lebih lama.

  4. Menulis dan Mengedit
  

  Kamus Terintegrasi

  Google Docs mencakup kamus bawaan yang dapat Anda personalisasi dengan istilah baru, nama, atau ejaan khusus industri. Untuk menambahkan kata kustom, pergi ke Tools > Spelling and grammar > Personal dictionary > Masukkan kata > Add > OK.

  Kutipan

  Platform ini menawarkan pengelola kutipan yang cukup kuat, menyelamatkan Anda dari memformat sumber secara manual di akhir makalah penelitian. Untuk membukanya, pergi ke Tools > Citations. Gaya yang didukung termasuk MLA (edisi ke-8), APA (edisi ke-7), dan Chicago (edisi ke-17). Pilih gaya Anda, pilih jenis sumber (seperti buku, situs web, film, dll.), lalu isi bidangnya. Google Docs dapat mengisi kotak secara otomatis dari URL, tetapi Anda mungkin perlu mengisi detail yang hilang sendiri.

  Setelah selesai, klik Insert Works Cited untuk menempatkan kutipan yang telah diformat dengan lengkap di halaman.

  Substitusi

  Substitutions menghemat waktu dengan mengganti teks singkat dengan frasa lengkap, kalimat, atau simbol. Ikuti jalur ini untuk melihat daftar lengkapnya: Tools > Preferences > Substitutions. Anda juga dapat menambahkan milik Anda sendiri.

  Misalnya, Anda dapat mengatur "addr" menjadi "1313 Disneyland Dr, Anaheim, CA 92802" setelah spasi dimasukkan.

  Buat PDF Dapat Diedit

  Google Docs memiliki kemampuan untuk mengonversi PDF menjadi file yang dapat diedit. Yang harus Anda lakukan adalah mengunggah PDF ke Google Drive > klik kanan file > pilih Open with > Google Docs.

  Terjemahkan ke Bahasa Lain

  Untuk menerjemahkan dokumen ke bahasa lain, pergi ke Tools > Translate document. Pilih bahasa Anda dan platform akan membuat salinan yang diterjemahkan. Meskipun Google Translate telah berkembang pesat selama bertahun-tahun, saya sarankan untuk mengoreksi teks untuk memastikan keakuratan dan nadanya. Teknologinya masih belum sempurna.

  5. Add-ons
  

  Ekstensi

  Add-ons tidak diwajibkan, tetapi jika Anda berminat, Google Docs dapat ditingkatkan dengan ekstensi pihak ketiga, yang dapat diunduh dari Google Workspace Marketplace. Alat-alat ini menambahkan fungsionalitas ekstra mulai dari asisten tata bahasa dan generator gambar AI hingga konverter PDF. Untuk menjelajahi marketplace, pergi ke Extensions > Add-ons > Get add-ons. Banyak ekstensi yang gratis, meskipun beberapa menawarkan peningkatan berbayar.

  Presentasikan via Google Meet

  Anda dapat mempresentasikan dokumen Anda langsung di Google Meet tanpa perlu mengganti tab atau layar. Untuk memulai presentasi, klik ikon kamera di sudut kanan atas > Start a new meeting. Sebuah jendela akan muncul dari kanan, menampilkan rapat. Di bawah tampilan ada tautan untuk dibagikan dengan orang lain.

  6. Pemecahan Masalah
  

  Hapus Cache dan Cookies Browser**

  Jika Google Docs terasa lambat atau halaman tidak dimuat, saya sarankan untuk menghapus cache browser Anda. Pintasan cepat untuk membuka menu penghapusan adalah Ctrl + Shift + Delete di Windows dan Cmd + Shift + Delete di macOS untuk browser pihak ketiga. Safari memiliki kombinasi tombolnya sendiri, yaitu Cmd + Option + E.

  Pilih opsi Cookies dan Cached images yang sesuai untuk browser Anda, lalu hapus. Catatan: Dua pintasan pertama kompatibel dengan Google Chrome, Microsoft Edge, Firefox, dan Opera. Namun, mungkin saja beberapa web browser tidak mengenali kombinasi tombol tersebut.

  Perbarui Browser Anda

  Google Docs bekerja paling baik pada browser yang menjalankan pembaruan terbaru, karena ini memastikan kompatibilitas maksimal dan memperbaiki masalah kinerja. Untuk tips pemecahan masalah ini, saya membahas tiga web browser paling populer.

• Chrome: Klik Menu yang ditandai dengan tiga titik vertikal > Help > About Google Chrome > biarkan pembaruan selesai > Relaunch.
• Microsoft Edge: Klik Menu yang ditandai dengan tiga titik horizontal > Help and feedback > About Microsoft Edge > biarkan pembaruan selesai > Restart.
• Safari (pembaruan Safari terikat langsung dengan pembaruan macOS): Klik menu Apple di sudut kiri atas > System settings > General > Software update > Update now.

  ***

  Saya bekerja di Google Docs setiap hari. Setiap draf yang saya tulis dalam 5+ tahun terakhir awalnya dibuat di platform ini. Saya menggunakannya untuk membuat kerangka panduan, mengedit, dan mencatat ide-ide cepat sebelum mereka menghilang. Sepanjang jalan, saya menemukan banyak pintasan kecil dan alat yang kurang dikenal yang membuat bekerja di Docs lebih lancar.

  Banyak tips dalam panduan ini telah menjadi bagian dari alur kerja harian saya selama bertahun-tahun, seperti pintasan keyboard dan kamus terintegrasi. Namun, ada beberapa yang baru saya temukan saat meneliti untuk artikel saran ini, seperti alat kutipan instan. Yang hebat adalah alat-alat ini telah terbukti sangat berguna.

  Baik Anda seorang pelajar atau pekerja jarak jauh, saya harap Anda akan mendapatkan manfaat sebanyak ini dari trik Google Docs seperti yang saya dapatkan selama bertahun-tahun. Seperti yang selalu saya katakan, tidak ada nasihat ini yang terdiri dari aturan yang kaku dan cepat. Ini terutama adalah saran yang akan membantu Anda bekerja lebih efisien.
  
  Tampilkan lebih banyak