Mengucapkan selamat tinggal pada meja individu dan menyambut ruang kerja kolaboratif.
Lebih banyak perusahaan yang meninggalkan meja individu dan mengadopsi ruang bersama, karena 62% dari pengusaha menargetkan rasio 1,5 karyawan per meja, dan jumlah ruang kerja individu telah berkurang dari 51% pada tahun 2021 menjadi 40% pada tahun 2024, menurut data dari perusahaan real estat komersial CBRE.
Perusahaan-perusahaan di AS “jauh tertinggal” dari pengusaha global lain dalam memanfaatkan ruang kerja bersama, kata Kate Lister, kepala konsultan di Global Workplace Analytics. Tetapi dengan prospek ruang kerja bersama yang dapat menghemat ruang dan biaya, serta meningkatkan kolaborasi, banyak pengusaha akhirnya melihat “apa yang ada untuk saya,” kata Lister kepada HR Brew.
Menambahkan lebih banyak ruang kerja bersama atau kolaboratif tidak berarti perusahaan harus menghilangkan meja yang didedikasikan sepenuhnya, dan para ahli berbagi dengan HR Brew bagaimana pilihan membantu karyawan.
Karyawan menginginkan variasi. Setelah karyawan belajar bagaimana menjadi produktif secara remote selama pandemi, pola pikir mereka berubah seputar jenis ruang kerja yang mereka inginkan di kantor, kata Lister, atau apa yang dia sebut, memikirkan kembali “ruang saya” dan “ruang kita.” Kantor biasanya memiliki lebih banyak area untuk bekerja secara individu, atau ruang saya, dengan sedikit ruang untuk bekerja bersama, atau ruang kita, katanya, tetapi karena lebih banyak karyawan memiliki ruang saya yang efisien di rumah, mereka terutama menginginkan ruang kita di kantor untuk kolaborasi dan terhubung dengan rekan kerja mereka.
Pada tahun 2020, sekitar 60% karyawan bekerja di ruang yang secara individu ditugaskan untuk mereka, menurut penelitian dari perusahaan analitik real estat Leesman. Pada tahun 2023, angka tersebut turun menjadi 40% karena perusahaan memperkenalkan ruang kerja yang tidak ditugaskan, seperti “hot desking,” di mana karyawan berbagi meja dengan rekan kerja.
Meningkatkan jumlah ruang kerja bersama atau tidak ditugaskan dapat membantu HR membawa karyawan ke kantor, kata Peggie Rothe, chief insights dan research officer Leesman, kepada HR Brew, karena karyawan menginginkan variasi di ruang kerja mereka untuk tugas kerja yang berbeda dan berbagai “mood” mereka.
“Bayangkan lingkungan di mana ada berbagai jenis area dan ruang, serta pengaturan untuk berbagai jenis aktivitas…Hal-hal tersebut sebenarnya lebih unggul daripada tempat kerja dengan meja yang didedikasikan,” kata Rothe. “Jika Anda memiliki ruang kerja tidak ditugaskan dengan variasi yang bagus, rata-rata, karyawan tersebut memiliki pengalaman terbaik, dan itu hanya berdasarkan…karyawan dapat menyesuaikan kantornya.”
Lister mengatakan variasi ruang kerja meliputi opsi individu dan kolaboratif, seperti bilik tenang untuk bekerja dengan fokus, ruang pribadi kecil untuk percakapan satu lawan satu, ruang rapat untuk kelompok yang lebih besar, dan area luar untuk memicu kreativitas dan inovasi. Variasi juga membantu karyawan merasa memiliki kontrol dan pilihan, tambahnya, yang meningkatkan keterlibatan, produktivitas, dan tingkat stres.
Di mana HR bisa memulai. Keberhasilan dalam menggabungkan ruang kerja bersama bergantung pada “aliansi” antara HR, IT, dan tim manajemen properti, kata Lister, karena mereka bekerja bersama seperti “bangku tiga kaki.”
“Jika kami tidak memiliki teknologi untuk mendukung pekerjaan yang kami lakukan, itu tidak akan berhasil. Jika ruang rapat kami tidak disiapkan dengan baik untuk pertemuan hibrida, itu juga tidak akan berhasil,” katanya. “Jika real estat menjual aset real estat tanpa berbicara dengan HR, dan percayalah, itu terjadi, itu juga tidak akan berhasil.”
Sekali HR berdampingan dengan manajemen properti dan IT tentang seberapa banyak ruang yang diberikan dan teknologi yang diperlukan, Lister menyarankan para pemimpin untuk mengevaluasi seberapa cocok ruang kerja individu dan kolaboratif untuk karyawan neurodiverse, yang mencakup membatasi kebisingan, mengurangi pencahayaan, dan mengurangi gangguan.
Jennifer Moss, penulis dan strategis tempat kerja, setuju dengan Lister bahwa perusahaan harus memprioritaskan karyawan neurodiverse selama perencanaan untuk ruang kerja baru dan yang sudah ada, dan itu membantu dengan tidak menghilangkan semua pilihan ruang kerja individu, dan kemudian membiarkan departemen dan tim memutuskan apa yang terbaik.
Meningkatkan ruang bersama, seperti kebijakan perusahaan baru lainnya, harus meminta para profesional HR untuk mengumpulkan umpan balik karyawan, kata Moss kepada HR Brew. Itu adalah “tindakan yang tampaknya sederhana,” katanya, tetapi karyawan akan “lebih cepat menerima dan mengadopsi keputusan ini lebih cepat [jika] merasa memiliki agensi dalam keputusan tersebut.”
Lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Yang sering diabaikan para pemimpin adalah manajemen perubahan saat memperkenalkan pendekatan baru, kata Lister, seperti membantu karyawan memahami mengapa ruang kerja mereka berubah dan melatih manajer bagaimana berbicara dengan karyawan tentang perubahan tersebut.
“Anda harus membuat orang memahami, mengapa kita melakukan ini, [seperti]…’Kami mengambil meja Anda karena kami perlu membangun area lain yang secara fisik lebih baik untuk Anda, lebih baik untuk lingkungan, lebih baik untuk konsentrasi Anda, lebih baik untuk produktivitas Anda,'” kata Lister. “Daripada hanya mengatakan, ‘Di sini kami mengambil meja Anda,’ dan itulah yang banyak perusahaan lakukan.”
Para profesional HR sering diabaikan dalam proses pengambilan keputusan di balik perubahan kebijakan, catat Moss, dan mereka dipaksa untuk mengelola konsekuensi dengan karyawan. Akibatnya, dia mendorong manajemen untuk berkeliling dan turun ke lapangan dengan karyawan, sehingga mereka tahu Anda ada di sana dan terbuka menerima umpan balik.
“Mungkin, bukan bahwa Anda bisa mengubah kebijakan, tetapi bagaimana Anda memastikan bahwa Anda memiliki sistem pemesanan yang sangat baik dan mudah? Bagaimana Anda memastikan bahwa orang memiliki loker dan penyimpanan yang mungkin mereka butuhkan untuk barang-barang mereka?” katanya. “[Kumpulkan] data tentang apa yang dirasakan orang, apa titik-titik rasa sakit mereka saat ini…Itu cara yang sangat bagus saat ini untuk masih, sebagai pemimpin HR, merasa bahwa…Anda memiliki kemampuan untuk meningkatkan situasi bagi orang-orang di lapangan.”
Laporan ini awalnya diterbitkan oleh HR Brew.
Cerita ini awalnya ditampilkan di Fortune.com