Microsoft meluncurkan alat produktivitas AI-nya, Copilot, dengan tujuan meningkatkan efisiensi dan menghilangkan tugas-tugas sepele. Namun, pekerja kantor yang menemukan iklan yang meragukan untuk fitur tersebut bertanya-tanya apakah Microsoft sendiri tidak menambahkan pekerjaan yang tidak perlu.
Dalam iklan tersebut, seorang pengguna membanggakan: “Bisakah saya berada di tiga pertemuan sekaligus?” “Lihat saya,” lengkap dengan seorang wanita yang sedang muram di depan komputer. Para pekerja kantor sebenarnya tidak yakin dengan fungsi tersebut.
“Saya bukan ahli dalam Microsoft Copilot, tetapi fitur apa yang secara khusus memungkinkan ini untuk bekerja?” kata seorang pekerja teknologi dalam video Instagram yang merespons iklan tersebut. “Ini menyiratkan bahwa mereka memiliki AI yang duduk di pertemuan untuknya, tetapi saya belum pernah mendengar tentang fitur itu.”
“Mereka memasarkan ini dengan gila dan saya bertanya-tanya bagaimana ini akan produktif jika seperti sepertiga peserta pertemuan hanya menjadi pengganti AI,” komentar pengguna lain. “Sebagian besar pertemuan bisa menjadi email yang ditulis dengan baik.”
“Copilot, memungkinkan kelelahan, overwork, underpay, dan kematian yang tidak tepat waktu bagi orang-orang,” kata yang lain.
Copilot, diperkenalkan untuk Microsoft365 pada November 2023, adalah salah satu alat produktivitas yang diperkenalkan oleh perusahaan teknologi yang menjanjikan pengganti bot AI untuk membuat catatan dan merangkum pertemuan telecall. Mereka merupakan hasil dari proliferasi cepat pertemuan dan frustrasi yang semakin meningkat dari orang-orang yang harus menghadirinya.
Sejak 2020, pengguna Microsoft Teams telah meningkatkan waktu yang mereka habiskan dalam pertemuan hingga tiga kali lipat, menurut sebuah pos blog Microsoft bulan September 2022, dengan tingkat pertemuan beririsan meningkat menjadi 46%. Seorang juru bicara Microsoft memberi tahu Fortune, “Copilot dapat membantu pengguna merangkum pertemuan yang terlewat hampir 4 kali lebih cepat daripada pengguna non-Copilot,” mengutip penelitian internal dari perusahaan tersebut.
Tetapi komentar marah yang anonim mengenai program tersebut memiliki validitas, menurut Jeanine Turner, profesor manajemen dan direktur program komunikasi, budaya, dan teknologi di McDonough School of Business, Georgetown University. Bahkan Microsoft mengakui hal itu: Terlalu banyak pertemuan. Dan daripada memecahkan masalah ini melalui aplikasi dan alat, Turner mengatakan, Microsoft Copilot pada dasarnya adalah perawatan untuk gejala masalah yang sistemik—dan dalam kasus terburuk, memungkinkan cacat budaya kerja yang besar.
“Microsoft Copilot sedang memecahkan masalah mikro yang muncul sebagai akibat dari semua faktor lain yang menciptakan begitu banyak pertemuan,” kata Turner kepada Fortune. “Anda bisa melihat bagaimana itu tidak benar-benar memecahkan masalah sistemik secara keseluruhan dengan terlalu banyak pertemuan. Itu hanya memungkinkan orang untuk menghadiri lebih banyak pertemuan. Karena tiga—kenapa berhenti di tiga?”
Mengapa Anda tidak bisa percaya pada klon digital Anda
Perusahaan teknologi sudah mulai memperluas batas apa yang dapat dilakukan AI dalam pertemuan. Pendiri dan CEO Zoom, Eric Yuan, berharap dapat membuat avatar AI, atau “klon digital,” untuk menghadiri pertemuan atas nama karyawan. Fitur tersebut pada akhirnya akan dapat merespons sebagian besar email dan menjawab panggilan, kata Yuan.
“Anda dan saya dapat memiliki lebih banyak waktu untuk berinteraksi secara langsung, tetapi mungkin bukan untuk pekerjaan,” kata Eric Yuan kepada The Verge bulan ini. “Mengapa tidak menghabiskan lebih banyak waktu dengan keluarga Anda? Mengapa tidak fokus pada hal-hal yang lebih kreatif, memberikan kembali waktu Anda, memberikan kembali kepada komunitas dan masyarakat untuk membantu orang lain, bukan?”
Tetapi Turner berpendapat bahwa bot AI ini memungkinkan peserta pertemuan untuk mengantuk: “Tidak seorang pun pernah ingin berada dalam pertemuan,” katanya. Dengan lebih banyak alasan untuk tidak memperhatikan, ada “semakin banyak pemisahan antara hubungan ini antara orang dan apa yang mereka bicarakan.”
Dari perspektif manajerial, peserta pertemuan yang mengantuk tidak hanya melewatkan interaksi spontan di sekitar air minum yang mempromosikan ikatan tempat kerja, tetapi juga keajaiban memberikan tanggapan kepada karyawan untuk mengungkapkan masalah yang menantang dan menciptakan solusi unik.
“Banyak percakapan tugas yang tak terduga tidak terjadi,” katanya.
Di luar pemisahan interpersonal adalah potensi untuk mimpi buruk logistik, kata Turner. Tentu, klon AI Anda mungkin membuat catatan yang cermat, tetapi sekarang Anda, karyawan atau seorang manajer harus benar-benar memeriksa semua catatan itu. Tanpa menghadiri pertemuan secara langsung, mereka juga tidak tahu poin-poin penting mana pada ringkasan catatan pertemuan yang paling penting. Apa yang terjadi selanjutnya dalam spiral kebingungan ini—merekrut alat AI untuk menguraikan bagian-bagian yang paling penting dari ringkasan catatan yang dihasilkan AI?
“Sekarang kita semakin terpisah dari pekerjaan kita,” kata Turner. “Mereka benar-benar hanya memperpanjang kegilaan,” tambahnya.
Terlalu banyak pertemuan
Tidak hanya bot AI berpotensi merugikan koneksi tempat kerja, tetapi juga memperpanjang masalah era pandemi terkait pertemuan yang berlebihan yang tetap tertanam dalam budaya tempat kerja pasca-pandemi. Beralih ke Zoom dan alat produktivitas digital lainnya pada Maret 2020 adalah keputusan sekejap bagi banyak manajer yang diambil karena kebutuhan, tetapi sekarang bukan kebutuhan.
“Kami memiliki 48 jam, secara harfiah…[untuk] mencari cara mengatasi kenyataan bahwa kami tidak bisa bertemu langsung lagi,” kata Turner. “Kami menyelesaikan itu—dalam waktu krisis global—dengan solusi plester.”
Solusi sementara ini telah menjadi masalah dalam dirinya sendiri: Tidak hanya lonjakan pertemuan jarak jauh meledak—hingga 300 juta pengguna Zoom harian pada April 2020—tetapi pertemuan itu tidak menjamin menjadi sumber produktivitas. Sekitar 30% karyawan menyelesaikan tugas-tugas kerja yang tidak terkait selama pertemuan Zoom, seperti menanggapi email atau mengedit dokumen. Penjual Asos menyalahkan pertemuan virtual atas pemulihan pasca-COVID yang lambat perusahaan, kata perusahaan kepada karyawan dalam sebuah korespondensi internal pekan ini.
Pertemuan telah kehilangan kekuatannya dan kekuasaannya, kata Turner, karena mereka terjadi dengan frekuensi—tetapi tanpa urgensi.
“Kami menggunakannya sebagai mekanisme untuk menunda masalah, ketika sebenarnya kita seharusnya berpikir, Apa yang kita lakukan yang memerlukan pertemuan?” katanya.
Janji Copilot untuk melepaskan pekerja dari tugas-tugas membosankan mungkin tidak cukup untuk memecahkan krisis pertemuan tempat kerja, namun masih bisa memberikan alat yang berguna, kata Turner: Untuk satu, kemungkinan ia membuat catatan yang lebih baik daripada karyawan, dan bagi pekerja dengan gaya belajar dan komunikasi yang berbeda, seperti orang-orang yang menghindari konflik, catatan yang teliti itu bisa menjadi cara untuk mengikuti dengan manajer atau rekan kerja tentang masalah tertentu.
Masalah sistemik yang disebabkan oleh begitu banyak pertemuan berarti program seperti Copilot tidak secara inheren merugikan budaya tempat kerja, Turner menyarankan, tetapi mereka memerlukan niat untuk membuat mereka benar-benar efektif. Ini adalah pertempuran yang sulit: Manajer tidak memiliki catatan untuk secara sengaja menjadwalkan pertemuan melalui Zoom, jadi mengapa mereka akan mulai menjadi sengaja dalam mencari cara untuk memperkenalkan teknologi pintas seperti bot AI?
“Absolut bisa menjadi [solusi] yang efisien,” kata Turner. “Hanya saja, sekali lagi, kita harus berpikir dan berhati-hati tentang bagaimana cara penggunaannya.”