Dengan semakin banyak karyawan yang memilih untuk bekerja dari rumah ketika diberi kesempatan, mungkin masuk akal bagi sebuah perusahaan untuk memotong ruang kantor dan memperkenalkan berbagi meja.
Tentu saja hal itu tidak selalu disukai oleh orang-orang yang terbiasa memiliki tempat kerja mereka sendiri. Kami telah berbicara dengan dua ahli tentang apa yang diperlukan untuk membuat berbagi meja berhasil.
Perencanaan adalah kunci. Jutta Rump, seorang profesor di Institut Ketenagakerjaan dan Ketenagakerjaan di Jerman selatan, mengatakan bahwa layak untuk memikirkan tentang berbagi meja ketika karyawan bekerja secara remote setidaknya dua hari seminggu.
Ini menciptakan ruang kosong yang tidak menarik bagi mereka yang datang ke kantor secara teratur. Selain itu, tidak ekonomis untuk tetap menyediakan meja, kata Dennis Stolze, kepala tim Lingkungan Kognitif di Institut Fraunhofer Jerman.
Menggunakan berbagi meja hanya sebagai alasan untuk menghemat ruang atau sekedar memberi tampilan baru pada kantor, di sisi lain, adalah “hambatan terbesar,” katanya.
Agar berbagi meja dapat diimplementasikan dengan sukses, Anda perlu menawarkan variasi, kata Stolze. “Ketika Anda di rumah, Anda tidak selalu duduk di meja, tetapi hanya menggunakan apa yang tersedia dan sesuai dengan tugas,” jelasnya.
Sebelum menerapkan sistem baru, Stolze merekomendasikan untuk membentuk komite perencanaan yang juga melibatkan karyawan dan dewan kerja, jika perusahaan memiliki satu, untuk mencari tahu jenis setup yang dibutuhkan.
Di sisi majikan, penting untuk memiliki visi untuk masa depan. “Proyek seperti ini perlu dipantau dan dievaluasi dengan baik,” kata Rump. Sarannya adalah “menghitung berapa banyak ruang yang dibutuhkan dan mengingat bahwa Anda perlu merencanakan untuk hari-hari ketika semua orang berada di kantor.”
Uji dengan tim. Stolze dan Rump menyarankan untuk menguji konsep tersebut sebagai proyek uji coba di satu departemen atau tim. Rump menyarankan untuk memilih tim yang bekerja dengan baik bersama dan membiarkan mereka mencoba berbagi meja selama enam bulan, untuk belajar dari pengalaman mereka.
Seharusnya jelas dikomunikasikan bahwa konsep ini akan diterapkan ke seluruh perusahaan. Memvisualisasikan setup baru dengan menggunakan augmented reality juga dapat membantu karyawan agar ikut serta, kata Stolze.
Menurut ahli, ruangan yang tersisa harus “pop”. “Berkreasi dengan desain interior.” Agar proyek sukses, penting bahwa pemimpin tim juga berbagi meja, kata Rump.
Rencanakan untuk lemari dan loker. Meskipun melibatkan karyawan, tidak mungkin bahwa semua orang senang dengan pengaturan baru dari awal. Kehilangan meja biasa Anda menciptakan ketakutan dan ketidaknyamanan, dan terkadang menyebabkan penolakan, kata Stolze.
“Banyak orang mendekorasi meja mereka dengan foto dan tanaman, itu seperti perpanjangan rumah mereka, seringkali termasuk banyak sampah juga,” kata Rump. Tetapi jika Anda berbagi meja dengan orang lain, Anda harus memastikan untuk meninggalkan meja tersebut rapi pada akhir hari. Ini adalah sesuatu yang banyak orang anggap sebagai beban tambahan pada awalnya.
Membuat lemari kecil atau loker untuk menyimpan barang-barang pribadi orang dapat membantu, menurut profesor.
Sistem pemesanan membuat segalanya lebih mudah. Jadi, di masa depan apakah semua orang akan mencari meja gratis begitu pagi? Tidak sama sekali, kata para ahli. Mereka menyarankan untuk memperkenalkan sistem pemesanan yang tidak memungkinkan orang untuk memesan terlalu jauh ke depan. “Jika tidak, Anda akan mendapatkan orang yang memesan bulan ke depan,” kata Rump. Sarannya adalah untuk membuat area tim di satu lantai, daripada mendistribusikan berbagi meja di seluruh gedung.
Apakah Anda terganggu jika orang di meja sebelah terus berubah adalah pertanyaan tentang kepribadian. “Mempunyai meja favorit tidak dilarang,” kata Stolze. Kedua ahli tersebut setuju bahwa pertukaran dengan rekan kerja mempromosikan kreativitas. Jika Anda benar-benar ingin tetap dengan meja Anda sendiri, Anda harus mendiskusikannya dengan majikan Anda.