Apakah Anda pernah merasa hanya menatap angka pesan yang belum terbaca di kotak masuk Anda dan bingung harus mulai dari mana? Apakah Anda merasa kewalahan dengan email?
Saya merasakan rasa sakit Anda. Bahkan, saya bisa mengukurnya. Jika Anda bertekad untuk menyelesaikan tumpukan 100.000 pesan di kotak masuk, memproses masing-masing dalam waktu kurang dari 10 detik, Anda akan membutuhkan lebih dari 30 hari kerja delapan jam di mana Anda tidak akan menyelesaikan pekerjaan lainnya. Bahkan tumpukan pesan yang lebih sederhana sebanyak 12.000 pesan akan berarti satu minggu penuh bekerja, dengan asumsi Anda berhenti sejenak untuk meremasi mata dan meregangkan tubuh selama 10 menit setiap jamnya.
Juga: Cara mengenkripsi email Anda (dan mengapa Anda harus melakukannya)
Tugas yang membosankan itu akan membuat tugas di Lumon Industries, sebuah perusahaan bioteknologi fiksi dalam seri thriller Severance, terasa seperti kebahagiaan. (Catatan: Severance adalah fantasi kelam dan distopia, bukan tujuan karier.) Dan, tentu saja, selama hari-hari itu ketika Anda memproses tumpukan besar itu, Anda akan menerima ribuan pesan lagi.
Jawabannya untuk masalah kotak masuk Anda sederhana – nyatakan kebangkrutan email. Anda akan merasa jauh lebih baik ketika Anda membuat email yang belum terbaca, belum diproses, dan sebagian besar tidak relevan menghilang begitu saja, memungkinkan Anda memulai dengan segar.
Langkah-langkah untuk Inbox Zero sedikit berbeda tergantung pada layanan email Anda. Saya akan menggunakan Gmail sebagai contoh; jika Anda menggunakan layanan lain, Anda perlu mencari tahu langkah-langkah yang sesuai.
Juga: Cara mencadangkan Gmail Anda: Panduan lengkap
Buka Gmail di jendela browser, buka kotak masuk Anda, dan centang kotak centang Pilih Semua di sebelah kiri toolbar, tepat di bawah logo Gmail. Selanjutnya, klik tautan di atas pesan yang mengatakan “Pilih semua nnn percakapan di Kotak Masuk,” di mana nnn adalah angka yang membuat Anda merasa tidak nyaman. (Langkah terakhir ini penting; Anda tidak ingin memproses 50 atau 100 pesan sekaligus.)
Sekarang klik tombol Arsip, tepat di sebelah kanan kotak centang Pilih Semua. Mungkin membutuhkan waktu, tetapi akhirnya Anda akan memiliki Inbox Zero.
Juga: Cara mengoptimalkan tata letak kotak masuk Gmail Anda
Dan sekarang setelah Anda mencapai Inbox Zero, Anda dapat mulai belajar bagaimana menyaring pesan yang tidak diinginkan dan melatih Gmail untuk mengenali pesan mana yang Penting. (Itulah yang artinya bendera kuning ke kiri pesan. Gunakan itu untuk melatih Gmail mengenali pesan mana yang Anda anggap penting.)
Gunakan tampilan Penting untuk memastikan Anda merespons pesan-pesan berprioritas tinggi dari bos atau rekan kerja atau (ehem) editor. Juga, biasakan untuk mengarsipkan pesan-pesan penting yang telah Anda tangani dan menghapus pesan-pesan yang tidak penting setelah membacanya – alih-alih membiarkannya menumpuk.
Juga: Cara menggunakan kecerdasan buatan untuk menulis email di BlueMail
Jika Anda menggunakan Outlook, Anda memiliki fitur serupa yang disebut Focused Inbox, yang secara otomatis menyortir pesan-pesan penting ke tab Focused dan menampilkan yang kurang penting di tab Lainnya.
Untuk lebih banyak ide, saya rekomendasikan artikel yang sangat menghibur yang berjudul “Declare Email Bankruptcy and Get a Fresh Start” oleh pakar produktivitas Michael Hyatt.