Sebagian besar usaha kecil peduli terhadap kepatuhan, namun seringkali tidak memiliki departemen SDM khusus atau administrator penggajian untuk mengelolanya. Saat sebuah masalah muncul, kesalahan aslinya mungkin sudah berusia berbulan-bulan.
Julie Loe tidak menyadari ada yang tidak beres sampai pemberitahuan pajak mulai berdatangan di kotak suratnya. Ia menjalankan Pediatrics Physical Therapy Services di Morro Bay, California — sebuah praktik perawatan kesehatan kecil yang berfokus pada membantu anak-anak. Penyedia penggajiannya seharusnya menangani pengisian pajak, jadi dari mana datangnya semua dokumen ini?
Saat dia menyadari apa yang terjadi, kesalahan tersebut sudah berlanjut ke kuartal berikutnya — mengubah pembayaran pajak rutin menjadi tanda bahaya. Julie memang proaktif dalam menyewa layanan penggajian online, namun sistem yang dia percaya secara diam-diam mengecewakannya.
Kisahnya bukanlah hal yang aneh. Menurut sebuah laporan KPMG, kesalahan penggajian dapat merugikan bisnis hingga 5% dari total pengeluaran penggajian. Untuk perusahaan dengan 15 karyawan dengan gaji rata-rata $50.000, itu berarti hampir $40.000 setahun bocor melalui kesalahan yang hampir selalu dapat dihindari.
Celak inilah yang dirancang untuk diatasi oleh OnPay: sebuah platform penggajian dan SDM yang dibangun khusus untuk usaha kecil dan akuntan yang menasihati mereka, dengan otomatisasi dan dukungan ahli untuk menangkap masalah sebelum meningkat.
Sebelum membuka The Wizard of Paws Pet Salon di Sammamish, Washington, Sheila Cole jarang memikirkan soal penggajian. Bekerja selama 18 tahun sebagai perawat hewan di toko orang lain, ia sering bermimpi tentang apa yang akan dia lakukan secara berbeda saat menjalankan usahanya sendiri. Namun begitu dia menjadi seorang pemberi kerja, tugas-tugas administratif langsung mengambil alih. Tiba-tiba, dia bertanggung jawab atas pengisian W-2, pemotongan pajak, dan klasifikasi pekerja untuk tim yang terdiri dari sembilan orang — sesuatu yang tidak bisa dikuasai oleh kebanyakan pemilik bisnis dalam semalam.
“Aku sangat takut sama IRS,” kata Sheila kepada OnPay, “dan aku ingin memastikan saat memulai bisnis, aku melakukan semuanya dengan benar.”
Berhati-hati sangat membantu. Mengklasifikasikan pekerja secara salah sebagai kontraktor independen padahal seharusnya sebagai karyawan adalah salah satu kesalahan penggajian yang paling umum dan paling mahal yang dapat dilakukan oleh usaha kecil. IRS, Departemen Tenaga Kerja, dan lembaga negara bagian semuanya menangani hal ini dengan serius, dan hukumannya bisa berupa pajak tertunggak, bunga, dan denda.
Daripada menjadi seorang ahli kepatuhan, dia membutuhkan alat untuk mengotomatiskan semuanya. Baik membayar karyawan W-2 penuh waktu atau kontraktor 1099, OnPay memungkinkan dia mengelola semuanya dari dasbor yang sama. Ditambah dengan tanda tangan elektronik bawaan dan orientasi digital untuk memandu karyawan baru melalui setiap dokumen yang diperlukan, seperti W-4 dan I-9, itu menjadi satu hal yang tidak perlu dikhawatirkan lagi.
“Ini benar-benar toko serba ada yang bagus untukku,” ungkap Sheila kepada OnPay, “dan mengetahui bahwa aku tidak akan diaudit — atau jika iya, kamu tahu, semuanya baik-baik saja.”
Alex Wright tahu rasanya menjalankan penggajian secara manual dan berharap semuanya berjalan baik. Ia ikut mendirikan Level, sebuah organisasi nirlaba di Austin, Texas, yang menyediakan pembelajaran online dan pelatihan kerja bagi individu yang dipenjara. Ini adalah pekerjaan yang berarti dan sulit, dan untuk waktu yang lama, penggajian adalah bagian yang membuatnya terjaga di malam hari.
“Memikirkan penggajian membuatku sangat gelisah,” kata Alex kepada OnPay, “Hal terakhir yang aku inginkan adalah membayar mereka terlambat dan mengecewakan siapapun.”
Awalnya, Alex mencoba penyedia penggajian terkenal dan menemukannya penuh dengan kekurangan — sebuah masalah karena memproses penggajian jauh melampaui sekadar mencentang kotak. Dari mengatur setoran langsung dan mengelola pembayaran pajak hingga melaporkan karyawan baru ke badan negara yang sesuai, kepatuhan sudah menjadi konsekuensi. Dan ketika kamu menjadi bagian dari tim kepemimpinan yang hanya terdiri dari dua orang, ruang untuk kesalahan sangatlah tipis.
Setelah beralih ke OnPay, penggajian berubah dari sumber stres menjadi tugas selama 15 menit. Ini juga menjawab item lain dalam daftar kebutuhan Level: OnPay menangani perhitungan pajak, pengisian, dan pembayaran di semua 50 negara bagian — terutama penting mengingat ada seorang karyawan yang bekerja jarak jauh dari Michigan.
“Ketika kamu memulai dengan fondasi yang kokoh, itu membantu kamu membangun untuk kesuksesan jangka panjang,” kata Alex kepada OnPay. “Aku rasa orang-orang tidak memahami bahwa tanpa fondasi itu, kamu tidak bisa bertumbuh dan melakukan hal lain, dan itulah yang OnPay lakukan untuk kami.”
Peraturan negara bagian bervariasi, sering berubah, dan mengikuti semuanya bisa terasa seperti pekerjaan penuh waktu. Sebagian besar pemberi kerja perlu mengetahui tentang:
Persyaratan cakupan kompensasi pekerjaMandat pensiun negara bagianAturan istirahat makan dan istirahatPersyaratan pembayaran gaji terakhirHukum transparansi gaji
Tetap, mengkah* dengan penguncalian* duatel rebuild minor: