Setelah beberapa minggu peningkatan kegiatan penegakan imigrasi di Minnesota, kecemasan sudah menyebar ke tempat kerja. Para karyawan di perusahaan-perusahaan, termasuk Google dan Target, telah menekan pimpinan untuk kejelasan dan perlindungan karena takut akan kemungkinan penggerebekan ICE. Pertanyaan yang sampai ke meja HR sudah bukan lagi hipotetis: Kalau petugas federal datang ke kantor, apa yang—secara hukum dan praktis—harus dilakukan pimpinan?
Jawabannya tergantung pada dokumen di tangan agen ICE, kata Corie Anderson, seorang pengacara di Ogletree Deakins. Dia menyarankan perusahaan untuk bersiap dengan memahami tiga jenis dokumen kunci, masing-masing punya implikasi hukum yang sangat berbeda untuk apa yang harus dan tidak harus diizinkan oleh perusahaan.
1) Pemberitahuan inspeksi (audit I-9): Jika agen meminta formulir verifikasi kelayakan kerja (I-9), perusahaan biasanya punya waktu tiga hari untuk mematuhi. Waktu itu sangat kritis. Pimpinan HR harus jangan sampai tidak sengaja melepaskan hak itu di saat buru-buru, kata Anderson. Gunakan waktu itu untuk berkoordinasi dengan pengacara dan pastikan catatan beres.
2) Surat perintah administratif: Surat perintah ini mengizinkan penangkapan atau penyitaan, tapi bukan pencarian menyeluruh di properti tempat kerja yang bersifat pribadi. Agen ICE tidak bisa masuk ke area non-publik tanpa persetujuan perusahaan.
Anderson menyarankan untuk menandai area pribadi dengan jelas, seperti papan "Hanya personel berwenang". Yang penting, perusahaan tidak diwajibkan untuk mengambil karyawan dari area pribadi dan menyerahkannya ke agen ICE yang menunggu di area publik.
3) Surat perintah pengadilan: Biasanya ditandatangani hakim, surat perintah pengadilan mengizinkan masuk ke tempat kerja. Perusahaan jangan menghalanginya, tapi bisa mengatur prosesnya. Misalnya, mengantar karyawan yang namanya disebut ke ruang rapat, untuk membatasi gangguan dan mencegah agen berkeliling tanpa ditemani.
Perlindungan pekerja jadi agak kurang jelas di tempat milik pribadi yang terbuka untuk umum, seperti toko ritel besar (Home Depot atau Target). Dengan surat perintah yang tepat, ICE bisa melakukan penangkapan di area publik.
Manajer bisa meminta agen untuk pergi, tapi Anderson menyarankan pendekatan yang lebih komprehensif: Catat interaksinya, buat catatan tentang tindakan agen, dan pastikan karyawan paham hak-hak mereka. Perusahaan juga harus menjaga informasi kontak darurat yang terbaru.
Yang terpenting, Anderson menyarankan organisasi untuk punya protokol internal yang jelas sebelum agen muncul. Tentukan siapa yang harus diberitahu, termasuk pengacara dan pimpinan senior, dan latih staf resepsionis serta manajer cara merespons.
"Hal terbaik yang bisa dilakukan manajemen dan HR adalah bersiap, berharap yang terbaik, dan merencanakan untuk yang terburuk," kata Anderson.
Kristin Stoller
Direktur Editorial, Fortune Live Media
[email protected]
Sekitar Meja
Rangkuman berita HR paling penting.
JPMorgan Chase membuka pub Inggris di markas barunya di New York, tapi karyawan kesulitan mendapatkan tempat duduk. Wall Street Journal
Perusahaan berlomba-lomba menyediakan makan siang mewah di kantor meskipun ada PHK dan penurunan fasilitas kesehatan. Business Insider
Para pemimpin HR melihat peningkatan keluhan panjang yang dibuat AI, yang membutuhkan tanggapan yang menyita waktu. Financial Times
Watercooler
Semua yang perlu Anda tahu dari Fortune.
Kemajuan AI. Hanya 5% pekerja AS yang dianggap fasih AI, dan mereka 4,5 kali lebih mungkin mendapatkan gaji lebih tinggi. —Preston Fore
‘Selancar’ karier. Pindah kerja untuk gaji lebih tinggi sekarang sudah tidak menguntungkan lagi, kecuali bagi mereka yang bekerja di konstruksi dan pertambangan. —Eleanor Pringle
Ekuitas bersejarah. Karyawan OpenAI rata-rata mendapatkan kompensasi berbasis saham senilai $1,5 juta. —Preston Fore