Elyse Betters Picaro / ZDNET
Ikuti ZDNET: Tambahkan kami sebagai sumber pilihan di Google.
**Poin Penting ZDNET**
Dapatkan 15GB ruang Gmail gratis dengan memindahkan semua surel lama ke akun arsip baru.
Sebelum migrasi, gunakan Google Takeout untuk mencadangkan file dan media Anda dengan aman.
Terapkan pengaturan penerusan POP3 di akun original untuk mentransfer pesan ke arsip dengan sukses.
Setiap akun surel Google baru dilengkapi dengan penyimpanan gratis 15GB — sebuah penawaran yang cukup menarik tanpa biaya. Namun, ruang tersebut dapat terisi dengan cepat, terlebih karena juga mencakup file di Google Drive dan Google Foto.
Jika kotak masuk Anda penuh dengan newsletter yang belum terbaca dan spam yang menyelinap, ada cara untuk membersihkannya tanpa kehilangan pesan penting. Dengan pendekatan yang tepat, Anda dapat menyimpan hal-hal yang penting sekaligus memberi diri Anda awal yang segar.
**Baca juga:** Gmail mempermudah pembersihan kotak masuk di Android
Selalu ada opsi untuk membersihkan kotak masuk Gmail secara manual atau mengunduh konten ke penyimpanan lokal. Namun, tentu merepotkan, bukan? Dan besar kemungkinannya, Anda hanya akan menghapus sebagian sampah sebelum gigabyte-gigabyte itu mulai menumpuk lagi.
Perlu dicatat bahwa Google menawarkan cara untuk membayar ruang penyimpanan tambahan dengan meningkatkan ke akun Google One. Paket “Dasar” berharga $24 per tahun untuk 100GB. Solusi gratisnya, bagaimanapun, terletak pada beberapa langkah untuk mencadangkan file esensial dan mereset kapasitas data Anda.
1. Cadangkan file Anda, setidaknya untuk sementara
Jika Anda menjalani proses ini, kemungkinan Anda serius ingin mempertahankan surel yang mungkin telah terkumpul selama bertahun-tahun. Sebagai langkah keamanan tambahan, praktik yang baik adalah mencadangkan surel Anda di komputer atau hard drive eksternal sebelum memindahkannya kembali ke cloud.
**Baca juga:** 6 fitur tersembunyi Android yang harus diketahui setiap pengguna
Untuk melakukannya, kunjungi Google Takeout dan pilih “Google Foto” dan/atau “Drive” sebagai produk yang ingin diekspor, lalu ikuti petunjuknya. (Setelah transfer selesai, Anda dapat menghapus dan membersihkan hard disk drive (HDD) Anda untuk keperluan lain.) Perlu diingat bahwa proses ini dapat memakan waktu, tergantung pada jumlah surel dan data. Sebagai gambaran, Jason Chun dari CNET menggunakan Google Takeout dengan akun Gmail uji yang berisi sekitar 75.000 surel, dan pengunduhan massal ini memerlukan waktu sekitar dua jam.
2. Persiapkan transfer surel Gmail ke akun surel baru
Setelah Anda menyimpan salinan surel, saatnya untuk mentransfernya. Caranya:
- Masuk ke akun Gmail original Anda dan klik ikon roda gigi di pojok kanan atas. Lalu klik “Lihat semua setelan.”
- Pilih tab Penerusan dan POP/IMAP. Kemudian pilih opsi “Aktifkan POP untuk semua surel.” (POP adalah singkatan dari Post Office Protocol).
- Anda akan memiliki beberapa opsi di bawah “Ketika pesan diakses dengan POP.” Pilih “hapus salinan Gmail” untuk otomatis menghapus surel dari akun original setelah transfer.
- Pilih “Simpan perubahan.”
3. Buat akun kedua (arsip) dan transfer pesan Anda
Pada titik ini, Anda dapat membuat akun baru dan mentransfer semua pesan ke sana:
- Untuk membuat akun Gmail baru dengan kotak masuk kosong, klik di sini. Akun baru ini akan berfungsi sebagai akun arsip Anda.
- Masuk ke akun arsip baru Anda, klik ikon roda gigi di kanan atas, dan pilih “Lihat semua setelan.”
- Pilih tab Akun dan Impor di bagian atas. Kemudian pilih “Tambahkan akun surel” di sebelah “Periksa surel dari akun lain.”
- Pada jendela pop-up, masukkan nama akun Gmail original Anda, lalu pilih “Berikutnya.”
- Pilih “Impor surel dari akun lain saya (POP3),” lalu pilih “Berikutnya” lagi.
- Masukkan kata sandi akun Gmail original Anda.
**Baca juga:** Notion Mail tawarkan keuntungan AI – tetapi lewatkan beberapa fitur Notion yang krusial
Perhatikan bahwa Anda mungkin juga perlu membuat kata sandi aplikasi Google sementara untuk menyinkronkan akun. Jadi, jika kata sandi akun Gmail original Anda tidak berfungsi pada langkah ini, kunjungi https://myaccount.google.com/apppasswords untuk membuat kode sandi sementara 16 digit.
Buat nama untuk kata sandi tersebut, misalnya “Transfer Surel”, lalu klik “Buat”. Jendela pop-up dengan kode sandi 16 digit baru akan ditampilkan. Catat atau ambil tangkapan layar hingga Anda dapat membuang kata sandi ini. Google hanya akan menunjukkannya sekali!
- Setelah akun tersinkron, temukan Port dan pilih “995.”
- Selanjutnya, centang tiga kotak berikut:
- ✔ Selalu gunakan koneksi aman (SSL) saat mengambil surel.
- ✔ Beri label pada surel yang masuk.
- ✔ Arsipkan surel yang masuk (lewati Kotak Masuk).
- Akhirnya, pilih “Tambahkan akun.”
Langkah selanjutnya setelah akun tersinkron?
Proses migrasi surel akan otomatis dimulai setelah berhasil menghubungkan akun arsip Gmail baru Anda ke akun utama. Durasi proses ini juga tergantung pada volume surel yang ditransfer. Sebagai contoh, transfer uji CNET untuk 75.000 pesan memerlukan waktu sekitar dua hari penuh untuk menyelesaikan transfer semua pesan dan media ke akun surel arsip baru.
Setelah langkah itu selesai, akun Gmail original Anda akan memindahkan semua pesan ke folder Sampah, yang harus Anda kosongkan secara manual. Menurut Chun, menghapus 75.000 pesan dari Sampah memakan waktu sekitar satu jam.
Selain itu, perlu diingat bahwa Gmail tidak akan mentransfer folder Draf dan Spam Anda. Menurut pendapat saya, ini hal yang baik untuk yang terakhir, tetapi pastikan tidak ada pesan yang tertinggal di folder Draf Anda. Anda selalu dapat mengirimkannya ke diri sendiri untuk diselesaikan nanti.
**Baca juga:** Alasan Anda memerlukan rencana cadangan data untuk Mac atau PC – sebelum bencana terjadi
Saat ini, ada tiga langkah akhir untuk menghentikan proses transfer otomatis agar Anda dapat terus menggunakan akun original, memulai dari nol lagi.
- Login ke akun baru Anda. Klik ikon roda gigi dan pilih “Lihat semua setelan.”
- Pilih tab Akun dan Impor. Di bawah “Periksa surel dari akun lain,” pilih “Hapus” untuk akun original Anda.
- Pilih “OK” ketika diminta untuk “Konfirmasi penghapusan akun surel.”
Mengikuti langkah-langkah di atas setidaknya lebih tidak menakutkan dibandingkan menyortir secara manual ribuan pesan dan media untuk menentukan apa yang ingin disimpan selamanya. Kini Anda dapat menikmati pengalaman yang sudah lama terlupakan, yaitu memiliki kotak masuk baru yang bersih sambil menyimpan arsip bertahun-tahun — dengan 15 gigabyte gratis yang siap digunakan.