Kerry Wan/ZDNET
Kapan pun Anda membuat akun email baru menggunakan Google, Anda mendapatkan 15GB penyimpanan, yang murah hati untuk datang tanpa biaya. Tapi 15GB itu bisa cepat penuh, terutama karena bagian penyimpanan data itu termasuk video dan foto yang Anda unduh ke Google Drive dan Google Photos.
Jika kotak masuk Anda penuh dengan newsletter yang belum dibaca dan email spam yang berhasil melewati filter Anda, Anda dapat mengambil tindakan untuk menyimpan semua pesan penting Anda sambil memulai dari awal dengan kotak masuk baru.
Juga: Fitur AI terbaru dari Gemini bisa menjadi masa depan penjelajahan web
Selalu ada opsi untuk membersihkan secara manual kotak masuk Gmail Anda atau mengunduh sejumlah materi ke drive lokal Anda. Tapi, sungguh merepotkan, kan? Dan, kemungkinan besar Anda hanya akan menghilangkan sebanyak itu sampah sebelum gigabyte itu mulai menumpuk lagi.
Saya harus mencatat bahwa Google menawarkan cara untuk membayar lebih banyak penyimpanan dengan mengupgrade ke akun Google One. Rencana “Basic” biayanya $24 per tahun untuk 100GB. Namun, solusi gratisnya, berada dalam mengambil beberapa langkah untuk mencadangkan file-file penting Anda dan mereset kapasitas data Anda.
1. Cadangkan file Anda, setidaknya sementara
Jika Anda sedang menjalani proses ini, Anda kemungkinan serius untuk menyimpan email yang bisa mencakup bertahun-tahun. Jadi, sebagai langkah keamanan tambahan, adalah praktik yang baik untuk mencadangkan email Anda di komputer atau hard drive eksternal sebelum mentransfernya kembali ke cloud.
Juga: Setelah saya belajar trik email yang mudah ini, kekacauan menghilang dari kotak masuk saya
Untuk melakukannya, buka Google Takeout dan pilih “Google Photos” dan/atau “Drive” sebagai produk yang ingin Anda ekspor, lalu ikuti petunjuk. (Setelah Anda menyelesaikan transfer, Anda dapat menghapus dan membebaskan hard disk drive (HDD) Anda untuk penggunaan lain.) Harap diketahui bahwa proses ini bisa memakan waktu, tergantung pada jumlah email dan jumlah gigabyte Anda. Untuk memberi Anda gambaran, Jason Chun dari CNET menggunakan Google Takeout dengan akun Gmail uji coba yang berisi sekitar 75.000 email, dan unduhan besar ini memakan waktu sekitar dua jam untuk diselesaikan.
2. Siapkan untuk mentransfer Gmail Anda ke akun email baru
Sekarang setelah Anda menyimpan salinan email Anda, saatnya untuk mentransfernya. Untuk melakukannya:
Login ke akun Gmail asli Anda dan klik ikon gigi di pojok kanan atas. Lalu klik “Lihat semua pengaturan.”
Pilih tab Pengiriman POP/IMAP. Lalu pilih opsi “Aktifkan POP untuk semua email.” (POP adalah singkatan dari Protokol Kantor Pos).
Anda akan memiliki beberapa opsi di bawah “Ketika pesan diakses dengan POP.” Pilih hapus salinan Gmail untuk secara otomatis menghapus email dari akun asli Anda setelah transfer.
Pilih “Simpan perubahan.”
3. Buat akun kedua (arsip) dan transfer pesan Anda
Pada titik ini, Anda dapat membuat akun baru dan mentransfer semua pesan Anda ke sana:
Untuk membuat akun Gmail kosong kotak masuk, pergi ke sini. Yang baru ini akan berfungsi sebagai akun arsip Anda.
Login ke akun arsip baru Anda, klik ikon gigi di pojok kanan atas, dan pilih “Lihat semua pengaturan.”
Pilih tab Akun dan Impor di bagian atas. Lalu pilih “Tambahkan akun email” di samping “Periksa email dari akun lain.”
Dalam jendela pop-up, masukkan nama akun Gmail asli Anda, lalu pilih “Berikutnya.”
Pilih “Impor email dari akun lain saya (POP3),” lalu pilih “Berikutnya” lagi.
6. Masukkan sandi akun Gmail asli Anda.
Juga: Layanan hosting email terbaik tahun 2024: Diuji oleh para ahli
Perhatikan bahwa Anda mungkin juga perlu membuat kata sandi aplikasi Google sementara untuk menyinkronkan akun-akun. Jadi, jika sandi akun Gmail asli Anda tidak berfungsi pada langkah ini, kunjungi https://myaccount.google.com/apppasswords untuk membuat kode sandi sementara 16 digit.
Cukup buat nama untuk kata sandi tersebut, seperti “Transfer Email,” lalu tekan “Buat.” Jendela pop-up dengan kode sandi 16 digit baru Anda akan muncul. Di sini, Anda harus mencatatnya atau mengambil tangkapan layar sampai Anda dapat membuang kata sandi ini. Google hanya akan menampilkannya sekali!
7. Setelah Anda menyinkronkan akun Anda, temukan Port dan pilih “995.”
8. Selanjutnya, Anda akan ingin memeriksa tiga kotak:
9. Terakhir, pilih “Tambahkan akun.”
Apa yang selanjutnya, sekarang bahwa akun Anda disinkronkan?
Setelah berhasil menghubungkan akun Gmail arsip baru Anda ke akun utama, proses migrasi email akan secara otomatis dimulai. Berapa lama ini akan memakan waktu juga tergantung pada volume email yang ditransfer. Transfer uji coba CNET dari 75.000 pesan, misalnya, menemukan bahwa dibutuhkan sekitar dua hari penuh untuk menyelesaikan transfer semua pesan dan media ke akun email arsip baru.
Setelah langkah itu selesai, akun Gmail asli Anda akan membuang semua pesan Anda ke folder Sampah, yang harus Anda kosongkan secara manual. Menurut Chun, menghapus 75.000 pesan dari Sampah membutuhkan sekitar satu jam.
Lebih lanjut, ingatlah bahwa Gmail tidak akan mentransfer folder Drafts dan Spam Anda. Menurut pendapat saya, ini merupakan hal yang baik untuk yang terakhir, tapi pastikan Anda tidak memiliki pesan yang menggantung di folder Drafts. Anda selalu dapat mengirim email kepada diri sendiri untuk menyelesaikannya nanti.
Juga: Pintasan Android favorit saya adalah kode curang produktivitas – dan berfungsi di ponsel lama
Pada titik ini, ada tiga langkah terakhir untuk menghentikan proses transfer otomatis sehingga Anda dapat melanjutkan menggunakan akun asli Anda, memulai dari awal dengan kotak masuk kosong.
Login ke akun baru Anda. Klik ikon gigi dan pilih “Lihat semua pengaturan.”
Pilih tab Akun dan Impor. Di bawah “Periksa email dari akun lain,” pilih “Hapus” untuk akun asli Anda.
Pilih “OK” ketika diminta untuk “Konfirmasi menghapus akun email.”
Mengikuti langkah di atas setidaknya merupakan pekerjaan yang kurang menakutkan daripada menyaring manual melalui pesan-pesan dan media yang tak terhitung untuk menentukan apa yang ingin Anda simpan untuk selamanya. Sekarang Anda dapat menikmati pengalaman yang sudah terlupakan memiliki kotak masuk baru yang bersih sambil mempertahankan materi lama selama bertahun-tahun – dengan 15 gigabyte gratis untuk digunakan.
\”