Elyse Betters Picaro / ZDNET
Ikuti ZDNET: Tambahkan kami sebagai sumber pilihan di Google.
—
Poin Penting ZDNET
- Dapatkan ruang Gmail gratis 15GB dengan memindahkan semua surel lama ke akun arsip baru.
- Sebelum migrasi, gunakan Google Takeout untuk mencadangkan file dan media Anda dengan aman.
- Teruskan penerusan POP3 di akun asli Anda untuk mentransfer pesan ke arsip dengan sukses.
—
Setiap akun surel Google baru dilengkapi dengan penyimpanan gratis 15GB — sebuah penawaran yang cukup solid tanpa biaya. Namun, ruang tersebut dapat terisi dengan cepat, terlebih karena juga mencakup file di Google Drive dan Google Photos.
Jika kotak masuk Anda penuh dengan buletin yang belum terbaca dan spam yang menyelinap, ada cara untuk membersihkannya tanpa kehilangan pesan penting. Dengan pendekatan yang tepat, Anda dapat mempertahankan yang penting sekaligus memberikan awal yang segar.
Juga: Gmail is making it a whole lot easier to clean out your inbox on Android
Selalu ada opsi untuk membersihkan kotak masuk Gmail secara manual atau mengunduh beberapa materi ke penyimpanan lokal. Tapi, sungguh merepotkan, bukan? Dan, kemungkinan besar, Anda hanya akan menghapus sebagian sampah sebelum gigabyte-gigabyte itu mulai menumpuk lagi.
Perlu dicatat bahwa Google menawarkan cara untuk membayar lebih banyak penyimpanan dengan meningkatkan ke akun Google One. Paket "Dasar" berharga $24 per tahun untuk 100GB. Namun, solusi gratisnya terletak pada beberapa langkah untuk mencadangkan file esensial Anda dan mengatur ulang kapasitas data Anda.
1. Cadangkan file Anda, setidaknya untuk sementara
Jika Anda menjalani proses ini, Anda mungkin serius ingin menyimpan surel yang bisa jadi berusia bertahun-tahun. Jadi, sebagai langkah pengamanan tambahan, praktik yang baik adalah mencadangkan surel Anda di komputer atau hard drive eksternal sebelum memindahkannya kembali ke cloud.
Juga: 6 hidden Android features every user should know – and how they make life easier
Untuk melakukan ini, buka Google Takeout dan pilih "Google Photos" dan/atau "Drive" sebagai produk yang ingin Anda ekspor, lalu ikuti petunjuknya. (Setelah transfer selesai, Anda dapat menghapus dan membersihkan hard disk drive (HDD) Anda untuk keperluan lain.) Perhatikan bahwa proses ini dapat memakan waktu, tergantung pada jumlah surel dan gigabyte Anda. Sebagai gambaran, Jason Chun dari CNET menggunakan Google Takeout dengan akun Gmail percobaan yang menyimpan sekitar 75.000 surel, dan pengunduhan besar-besaran ini membutuhkan waktu sekitar dua jam untuk diselesaikan.
2. Persiapkan transfer Gmail Anda ke akun surel baru
Setelah Anda menyimpan salinan surel Anda, saatnya untuk mentransfernya. Untuk melakukannya:
- Masuk ke akun Gmail asli Anda dan klik ikon roda gigi di pojok kanan atas. Kemudian klik "Lihat semua setelan".
- Pilih tab Penerusan POP/IMAP. Kemudian pilih opsi "Aktifkan POP untuk semua surel". (POP adalah singkatan dari Post Office Protocol).
- Anda akan memiliki beberapa opsi di bawah "Saat pesan diakses dengan POP." Pilih hapus salinan Gmail untuk secara otomatis menghapus surel dari akun asli Anda setelah transfer.
- Pilih "Simpan perubahan".
3. Buat akun kedua (arsip) dan transfer pesan Anda
Pada titik ini, Anda dapat membuat akun baru dan mentransfer semua pesan Anda ke sana:
- Untuk membuat akun Gmail baru dengan kotak masuk kosong, klik di sini. Akun baru ini akan berfungsi sebagai akun arsip Anda.
- Masuk ke akun arsip baru Anda, klik ikon roda gigi di kanan atas, dan pilih "Lihat semua setelan".
- Pilih tab Akun dan Impor di bagian atas. Kemudian pilih "Tambahkan akun surel" di sebelah "Periksa surel dari akun lain".
- Di jendela pop-up, masukkan nama akun Gmail asli Anda, lalu pilih "Berikutnya".
- Pilih "Impor surel dari akun lain saya (POP3)," lalu pilih "Berikutnya" lagi.
- Masukkan kata sandi akun Gmail asli Anda.
Juga: Notion Mail offers AI perks – but skips a few crucial Notion features
Perhatikan bahwa Anda mungkin juga perlu membuat kata sandi aplikasi Google sementara untuk menyinkronkan akun. Jadi, jika kata sandi akun Gmail asli Anda tidak berfungsi pada langkah ini, kunjungi https://myaccount.google.com/apppasswords untuk membuat kode sandi sementara 16 digit.
Cukup buat nama untuk kata sandi tersebut, misalnya "Transfer Surel", lalu klik "Buat". Jendela pop-up dengan kode sandi 16 digit baru Anda akan ditampilkan. Di sini, Anda harus mencatatnya atau mengambil tangkapan layar hingga Anda dapat membuang kata sandi ini. Google hanya akan menunjukkannya sekali kepada Anda!
- Setelah akun Anda tersinkronisasi, cari Port dan pilih "995".
- Selanjutnya, Anda ingin mencentang tiga kotak:
- Selalu menggunakan koneksi aman (SSL) saat mengambil surel.
- Tinggalkan salinan surel di server.
- *Beri arsip surel yang diambil (penting).
- Terakhir, pilih "Tambahkan akun".
Langkah selanjutnya, setelah akun Anda tersinkronisasi?
Proses migrasi surel akan otomatis dimulai setelah berhasil menghubungkan akun arsip Gmail baru Anda ke akun utama. Lama proses ini juga tergantung pada volume surel yang ditransfer. Misalnya, transfer percobaan CNET dengan 75.000 pesan menemukan bahwa dibutuhkan sekitar dua hari penuh untuk menyelesaikan transfer semua pesan dan media ke akun surel arsip baru.
Setelah langkah itu selesai, akun Gmail asli Anda akan memindahkan semua pesan Anda ke folder Sampah, yang harus Anda kosongkan secara manual. Menurut Chun, menghapus 75.000 pesan dari Sampah membutuhkan waktu sekitar satu jam.
Selanjutnya, perlu diingat bahwa Gmail tidak akan mentransfer folder Draf dan Spam Anda. Menurut pendapat saya, ini hal yang baik untuk yang terakhir, tetapi pastikan Anda tidak memiliki pesan yang tertinggal di folder Draf Anda. Anda selalu dapat mengirimkannya ke diri sendiri untuk diselesaikan nanti.
Juga: Why you need a data backup plan for your Mac or PC – before disaster strikes
Pada tahap ini, ada tiga langkah akhir untuk menghentikan proses transfer otomatis agar Anda dapat terus menggunakan akun asli Anda, memulai baru dengan kotak masuk kosong.
- Masuk ke akun baru Anda. Klik ikon roda gigi dan pilih "Lihat semua setelan".
- Pilih tab Akun dan Impor. Di bawah "Periksa surel dari akun lain," pilih "Hapus" untuk akun asli Anda.
- Pilih "OK" saat diminta untuk "Konfirmasi penghapusan akun surel".
Mengikuti langkah-langkah di atas setidaknya merupakan tugas yang lebih tidak menakutkan dibandingkan menyaring secara manual pesan dan media yang tak terhitung jumlahnya untuk menentukan apa yang ingin Anda simpan selamanya. Kini Anda dapat menikmati pengalaman yang sudah lama terlupakan, memiliki kotak masuk baru yang bersih sambil menyimpan arsip bertahun-tahun — dengan 15 gigabyte gratis yang siap digunakan.