Elyse Betters Picaro / ZDNET
Setiap akun email Google baru mendapatkan penyimpanan gratis 15GB – tawaran yang cukup bagus tanpa biaya. Namun, ruang itu bisa penuh dengan cepat, apalagi karena juga mencakup file di Google Drive dan Google Photos.
Jika kotak masuk Anda penuh dengan newsletter yang tak terbaca dan spam licik, ada cara untuk membersihkannya tanpa kehilangan pesan penting. Dengan pendekatan yang tepat, Anda bisa menyimpan yang penting sambil memulai dari awal.
Baca juga: Gmail memudahkan pembersihan kotak masuk di Android
Anda selalu punya opsi untuk membersihkan kotak masuk Gmail secara manual atau mengunduh beberapa materi ke penyimpanan lokal. Tapi, repot kan? Dan kemungkinan besar, Anda hanya akan menghapus sebagian sampah sebelum gigabyte itu menumpuk lagi.
Perlu diingat, Google menyediakan opsi untuk membayar penyimpanan tambahan dengan meningkatkan ke akun Google One. Paket "Basic" berharga $24 per tahun untuk 100GB. Namun, solusi gratisnya adalah dengan mengambil beberapa langkah untuk membackup file penting dan mereset kapasitas data Anda.
1. Backup file Anda, setidaknya sementara
Jika Anda menjalani proses ini, kemungkinan Anda serius ingin menyimpan email yang mungkin sudah bertahun-tahun. Jadi, sebagai langkah keamanan tambahan, sebaiknya backup email Anda di komputer atau hard drive eksternal sebelum memindahkannya kembali ke cloud.
Baca juga: 6 fitur tersembunyi Android yang harus diketahui semua pengguna
Untuk melakukannya, buka Google Takeout dan pilih "Google Photos" dan/atau "Drive" sebagai produk yang ingin diekspor, lalu ikuti petunjuknya. (Setelah transfer selesai, Anda bisa menghapus dan membersihkan hard disk drive (HDD) untuk penggunaan lain.) Proses ini bisa memakan waktu tergantung jumlah email dan gigabyte. Sebagai gambaran, Jason Chun dari CNET menggunakan Google Takeout dengan akun Gmail tes berisi sekitar 75.000 email, dan pengunduhan massal ini memakan waktu sekitar dua jam.
2. Bersiap memindahkan Gmail ke akun email baru
Setelah menyimpan salinan email, saatnya memindahkannya. Caranya:
- Masuk ke akun Gmail asli dan klik ikon gerigi di pojok kanan atas. Lalu pilih "Lihat semua setelan."
- Pilih tab "Forwarding POP/IMAP," lalu pilih opsi "Aktifkan POP untuk semua surel." (POP adalah singkatan dari Post Office Protocol).
- Ada beberapa opsi di "Ketika pesan diakses dengan POP." Pilih "Hapus salinan Gmail" untuk otomatis menghapus email dari akun asli setelah transfer.
- Klik "Simpan perubahan."
3. Buat akun kedua (arsip) dan pindahkan pesan Anda
Sekarang, Anda bisa membuat akun baru dan memindahkan semua pesan:
- Untuk membuat akun Gmail baru dengan kotak masuk kosong, klik di sini. Akun ini akan jadi arsip.
- Masuk ke akun arsip, klik ikon gerigi, lalu pilih "Lihat semua setelan."
- Pilih tab "Akun dan Impor," lalu klik "Tambahkan akun surel" di sebelah "Periksa surel dari akun lain."
- Masukkan nama akun Gmail asli, lalu klik "Berikutnya."
- Pilih "Impor surel dari akun lain (POP3)," lalu klik "Berikutnya" lagi.
- Masukkan kata sandi akun Gmail asli.
Baca juga: Notion Mail menawarkan fitur AI – tapi melewatkan beberapa fitur penting Notion
Anda mungkin perlu membuat kata sandi aplikasi Google sementara untuk menyinkronkan akun. Jika kata sandi akun asli tidak bekerja di langkah ini, kunjungi https://myaccount.google.com/apppasswords untuk membuat kode sementara 16 digit.
Buat nama untuk kata sandi, misalnya "Transfer Surel," lalu klik "Buat." Kode 16 digit akan muncul – catat atau screenshot karena Google hanya menunjukkannya sekali!
- Setelah sinkronisasi, temukan "Port" dan pilih "995."
- Centang tiga kotak:
- Selalu menggunakan koneksi aman (SSL)
- Beri label pada pesan yang diimpor
- Arsipkan pesan yang diimpor (lewati Kotak Masuk)
- Terakhir, klik "Tambahkan akun."
Apa selanjutnya setelah akun tersinkronisasi?
Proses migrasi email akan otomatis dimulai setelah menghubungkan akun arsip ke akun utama. Durasi tergantung jumlah email yang dipindahkan. Misalnya, tes CNET dengan 75.000 pesan membutuhkan sekitar dua hari penuh untuk mentransfer semua pesan dan media ke akun arsip.
Setelah selesai, akun Gmail asli akan memindahkan semua pesan ke folder Sampah, yang harus Anda kosongkan manual. Menurut Chun, menghapus 75.000 pesan dari Sampah memakan waktu sekitar satu jam.
Perlu diingat, Gmail tidak mentransfer folder "Draf" dan "Spam." Ini bagus untuk yang terakhir, tapi pastikan tidak ada pesan tertinggal di Draf. Anda bisa mengirimnya ke diri sendiri untuk diselesaikan nanti.
Baca juga: Mengapa Anda perlu rencana backup data untuk Mac atau PC – sebelum bencana terjadi
Ada tiga langkah terakhir untuk menghentikan transfer otomatis agar Anda bisa menggunakan akun asli dari awal dengan kotak masuk kosong:
- Masuk ke akun baru, klik ikon gerigi, lalu pilih "Lihat semua setelan."
- Pilih tab "Akun dan Impor," lalu di "Periksa surel dari akun lain," klik "Hapus" untuk akun asli.
- Klik "OK" saat diminta "Konfirmasi penghapusan akun surel."
Dengan langkah-langkah di atas, Anda tak perlu repot memilah ratusan pesan secara manual. Sekarang, Anda bisa menikmati kotak masuk yang bersih sambil tetap menyimpan arsip lama – dengan 15GB gratis kembali!