Sean Gladwell/Getty Images
Ikuti ZDNET: Tambahkan kami sebagai sumber pilihan di Google.
**Poin Penting ZDNET**
Dapatkan ruang Gmail gratis 15GB dengan memindahkan semua surel lama ke akun arsip baru.
Sebelum migrasi, gunakan Google Takeout untuk mencadangkan file dan media Anda yang ada dengan aman.
Teruskan pengaturan POP3 di akun asli Anda untuk berhasil memindahkan pesan ke arsip.
Setiap akun surel Google baru hadir dengan penyimpanan gratis 15GB — sebuah penawaran yang cukup baik secara cuma-cuma. Namun, ruang tersebut dapat terisi dengan cepat, terlebih karena juga mencakup file di Google Drive dan Google Photos.
Jika kotak masuk Anda penuh dengan buletin yang belum dibaca dan spam yang menyelinap, ada cara untuk membersihkannya tanpa kehilangan pesan penting. Dengan pendekatan yang tepat, Anda dapat mempertahankan yang penting sekaligus memberi diri Anda awal yang segar.
Juga: Gmail mempermudah pembersihan kotak masuk di Android
Selalu ada opsi untuk membersihkan kotak masuk Gmail secara manual atau mengunduh beberapa materi ke drive lokal. Tapi, merepotkan sekali, bukan? Dan, kemungkinan besar, Anda hanya akan menghapus sebagian sampah sebelum gigabyte itu mulai menumpuk lagi.
Saya harus catat bahwa Google menawarkan cara untuk membayar lebih banyak penyimpanan dengan meningkatkan ke akun Google One. Paket “Dasar” berharga $24 per tahun untuk 100GB. Namun, solusi gratisnya terletak pada beberapa langkah untuk mencadangkan file penting Anda dan mengatur ulang kapasitas data Anda.
1. Cadangkan file Anda, setidaknya untuk sementara
Jika Anda melakukan proses ini, Anda kemungkinan serius untuk mempertahankan surel yang bisa jadi telah terkumpul selama bertahun-tahun. Jadi, sebagai tindakan pengamanan tambahan, praktik yang baik untuk mencadangkan surel Anda di komputer atau hard drive eksternal sebelum memindahkannya kembali ke cloud.
Untuk melakukan ini, buka Google Takeout dan pilih “Google Photos” dan/atau “Drive” sebagai produk yang ingin Anda ekspor, lalu ikuti petunjuknya. (Setelah transfer selesai, Anda dapat menghapus dan membebaskan hard disk drive (HDD) Anda untuk penggunaan lain.) Perlu diingat bahwa proses ini dapat memakan waktu, tergantung pada jumlah surel dan gigabyte Anda. Sebagai gambaran, Jason Chun dari CNET menggunakan Google Takeout dengan akun Gmail percobaan yang menyimpan sekitar 75.000 surel, dan pengunduhan massal ini membutuhkan waktu sekitar dua jam untuk diselesaikan.
2. Bersiaplah untuk memindahkan Gmail Anda ke akun surel baru
Sekarang setelah Anda menyimpan salinan surel Anda, saatnya untuk memindahkannya. Untuk melakukan ini:
Masuk ke akun Gmail asli Anda dan klik ikon roda gigi di pojok kanan atas. Kemudian klik “Lihat semua setelan.”
Pilih tab Penerusan POP/IMAP. Lalu pilih opsi “Aktifkan POP untuk semua mail.” (POP adalah kependekan dari Post Office Protocol).
Anda akan memiliki beberapa opsi di bawah “Saat pesan diakses dengan POP.” Pilih hapus salinan Gmail untuk secara otomatis menghapus surel dari akun asli Anda setelah transfer.
Pilih “Simpan perubahan.”
3. Buat akun kedua (arsip) dan pindahkan pesan Anda
Pada titik ini, Anda dapat membuat akun baru dan memindahkan semua pesan Anda ke sana:
Untuk membuat akun Gmail baru dengan kotak masuk kosong, klik di sini. Akun baru ini akan berfungsi sebagai akun arsip Anda.
Masuk ke akun arsip baru Anda, klik ikon roda gigi di pojok kanan atas, dan pilih “Lihat semua setelan.”
Pilih tab Akun dan Impor di bagian atas. Kemudian pilih “Tambahkan akun mail” di sebelah “Periksa mail dari akun lain.”
Di jendela pop-up, masukkan nama akun Gmail asli Anda, lalu pilih “Berikutnya.”
Pilih “Impor surel dari akun lain saya (POP3),” dan kemudian pilih “Berikutnya” lagi.
6. Masukkan kata sandi akun Gmail asli Anda.
Juga: Notion Mail menawarkan keuntungan AI – tetapi melewatkan beberapa fitur Notion yang penting
Perhatikan bahwa Anda mungkin juga perlu membuat kata sandi aplik Google sementara untuk menyinkronkan akun. Jadi, jika kata sandi akun Gmail asli Anda tidak berfungsi pada langkah ini, kunjungi https://myaccount.google.com/apppasswords untuk membuat kode sandi 16 digit sementara.
Cukup buat nama untuk kata sandi tersebut, misalnya “Transfer Surel”, lalu tekan “Buat”. Jendela pop-up dengan kode sandi 16 digit baru Anda akan ditampilkan. Di sini, Anda harus mencatatnya atau mengambil tangkapan layar hingga Anda dapat membuang kata sandi ini. Google hanya akan menunjukkannya sekali kepada Anda!
7. Setelah Anda menyinkronkan akun Anda, temukan Port dan pilih “995.”
8. Selanjutnya, Anda ingin mencentang tiga kotak:
– Selalu menggunakan koneksi aman (SSL) saat mengambil mail
– Tinggalkan salinan pesan yang diambil di server
– Beri label pada pesan yang masuk
9. Terakhir, pilih “Tambahkan akun.”
Apa langkah selanjutnya, setelah akun Anda tersinkronisasi?
Proses migrasi surel akan secara otomatis dimulai setelah berhasil menghubungkan akun arsip Gmail baru Anda ke akun utama. Lama proses ini juga bergantung pada volume surel yang ditransfer. Sebagai contoh, tes transfer CNET sebanyak 75.000 pesan menemukan bahwa dibutuhkan sekitar dua hari penuh untuk menyelesaikan transfer semua pesan dan media ke akun mail terarsip baru.
Setelah langkah itu selesai, akun Gmail asli Anda akan membuang semua pesan Anda ke folder Sampah, yang harus Anda kosongkan secara manual. Menurut Chun, menghapus 75.000 pesan dari Sampah membutuhkan waktu sekitar satu jam.
Lebih lanjut, ingatlah bahwa Gmail tidak akan mentransfer folder Konsep dan Spam Anda. Menurut saya, ini hal yang baik untuk yang terakhir, tetapi pastikan Anda tidak memiliki pesan yang tertinggal di folder Konsep Anda. Anda selalu dapat mengirimkannya ke diri sendiri untuk diselesaikan nanti.
Juga: Mengapa Anda memerlukan rencana cadangan data untuk Mac atau PC Anda – sebelum bencana terjadi
Pada titik ini, ada tiga langkah akhir untuk menghentikan proses transfer otomatis sehingga Anda dapat terus menggunakan akun asli Anda, memulai dari awal dengan kotak masuk kosong.
1. Login ke akun baru Anda. Klik ikon roda gigi dan pilih “Lihat semua setelan.”
2. Pilih tab Akun dan Impor. Di bawah “Periksa mail dari akun lain,” pilih “Hapus” untuk akun asli Anda.
3. Pilih “OK” ketika diminta untuk “Konfirmasi penghapusan akun mail.”
Mengikuti langkah-langkah di atas setidaknya lebih tidak menakutkan dibandingkan harus menyaring secara manual countless pesan dan media untuk menentukan apa yang ingin Anda simpan selamanya. Sekarang Anda dapat menikmati pengalaman yang sudah lama terlupakan dari memiliki kotak masuk baru yang bersih sambil tetap menyimpan barang-barang lama bertahun-tahun — dengan 15 gigabyte gratis yang siap dipakai.