Jakarta – Meskipun terlihat sederhana, proses reimbursement dapat berdampak pada kelancaran arus kas perusahaan dan kepuasan kerja karyawan. Reimbursement telah menjadi bagian penting dari kegiatan operasional perusahaan dan karyawan.
Sebagai informasi, reimbursement adalah proses pengembalian dana pribadi yang telah dikeluarkan oleh karyawan untuk keperluan kantor atau pekerjaan, seperti biaya taksi online saat pergi ke pertemuan bisnis. Setelah pengeluaran tersebut dilakukan, karyawan biasanya mengajukan reimbursement dengan menyertakan bukti pembayaran kepada perusahaan.
Chief Business Officer Mekari, Jansen Jumino, menjelaskan layanan Mekari Expense sebagai solusi pengelolaan pengeluaran bisnis. Meskipun terlihat sederhana, reimbursement memiliki beban administratif dan keuangan yang harus ditanggung oleh perusahaan untuk memprosesnya.
“Dari sudut pandang karyawan, reimbursement juga tidak boleh dianggap remeh. Oleh karena itu, perusahaan perlu menerapkan sistem dan proses reimbursement yang efisien untuk kelancaran administratif dan operasional,” kata Jansen, seperti dikutip pada Jumat, 1 Maret 2024.
Dia menjelaskan bahwa tren terkait pola reimbursement karyawan memberikan pandangan menarik bagi perusahaan dalam mengatur proses tersebut dengan baik.
Ilustrasi pengelolaan keuangan
“Data dari Mekari Expense selama semester II tahun lalu menunjukkan bahwa perusahaan dari berbagai ukuran sibuk dengan reimbursement. Bahkan, kategori UMKM secara keseluruhan memproses lebih dari ribuan transaksi per bulan, sebuah volume yang mirip dengan kategori perusahaan besar dan enterprise,” ujarnya.
Dia juga menjelaskan empat hal terkait pola reimbursement perusahaan dan karyawan lainnya. Yang pertama adalah pengeluaran transportasi, yang merupakan kategori reimbursement yang paling sering diajukan mengingat mobilitas kerja yang tinggi di era hybrid work. Hingga 30 persen dari jenis reimbursement ini mencakup pengeluaran kendaraan, bensin, parkir, dan layanan transportasi lainnya.
Kategori kedua terbesar adalah peralatan dan pengiriman (15 persen), seperti alat tulis kantor (ATK) dan kurir, diikuti oleh akomodasi, seperti sewa hotel saat perjalanan dinas.
“Adanya sub-kategori pengeluaran ini mengharuskan perusahaan memiliki sistem reimbursement yang dapat menangani kompleksitas tersebut. Sebagai contoh, perjalanan dinas harus tercatat dan terhitung dengan akurat karena terdiri dari banyak komponen pengeluaran, seperti per diem, transportasi, dan akomodasi,” tambahnya.
Poin kedua adalah biaya cari cuan, dimana tim sales dan commercial adalah divisi yang paling sering mengajukan reimbursement. Sebanyak 40 persen dari pengajuan reimbursement berasal dari tim tersebut, diikuti oleh tim operasional dan produk (18 persen) serta tim engineering dan lapangan (16 persen).
“Tim yang bekerja dari kantor, seperti keuangan dan HR, juga mengajukan reimbursement untuk pengeluaran terkait ATK dan kas kecil lainnya,” jelasnya.
Poin ketiga adalah proses pengerjaan selama seminggu, dimana 42 persen perusahaan membutuhkan waktu hingga 7 hari untuk memproses reimbursement, sedangkan yang lain membutuhkan 8-14 hari (37 persen) dan 15-21 hari (21 persen). Semakin lancar proses pengajuan reimbursement, semakin cepat perusahaan mengembalikan uang kepada karyawan.
Untuk jadwal pembayaran, 38 persen perusahaan membayar reimbursement satu kali sebulan, umumnya bersamaan dengan gaji. Selain itu, 25 persen perusahaan membayar mingguan dan 34 persen harian.
“Perusahaan membutuhkan waktu untuk memproses reimbursement karena pengajuan dari karyawan ditangani oleh berbagai divisi, termasuk divisi payroll di HRD yang menerima pengajuan dan divisi keuangan yang bertanggung jawab untuk membayar reimbursement,” ungkapnya.
Poin terakhir adalah ketentuan waktu reimbursement, dimana 83 persen karyawan mengajukan reimbursement dalam 7 hari setelah transaksi. Karyawan aktif biasanya mengajukan reimbursement sekitar 5 kali sebulan dengan nilai rata-rata Rp 250 ribu.
“Pola pengajuan dan pemrosesan reimbursement memberikan perusahaan gambaran yang jelas tentang bagaimana merancang sistem yang teratur untuk mengajukan dan menangani hal tersebut, mulai dari penyerahan bukti transaksi oleh karyawan hingga pembukuan semua pengeluaran perusahaan untuk menutupi reimbursement,” tambahnya.
Berdasarkan data tersebut, teknologi dalam bentuk solusi pengelolaan keuangan bisnis akan membantu perusahaan dalam menerapkan dan menjalankan sistem reimbursement dengan baik. Solusi ini memungkinkan karyawan untuk mengajukan reimbursement beserta bukti transaksi dengan mudah melalui aplikasi yang terhubung dengan payroll dan keuangan.
“Dengan demikian, pengajuan reimbursement tidak hanya tercatat dengan rapi, tetapi juga diproses secara transparan sehingga semua pihak dapat melihat sejauh mana reimbursement telah ditangani. Oleh karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan penggunaan solusi ini untuk kemudahan dan efisiensi dalam menangani reimbursement,” tutup Jansen.