Teater produktivitas adalah pemborosan waktu terbesar di antara pekerja, temuan studi

“

“Kami tidak ingin berbicara panjang lebar atau memecahkan masalah yang salah; kami ingin mencapai inti dari apa yang menghambat tim,” kata Annie Dean, pendukung pekerjaan terdistribusi yang vokal dan pemimpin dari Tim Anywhere perusahaan perangkat lunak Atlassian, baru-baru ini mengatakan pada Fortune. Saat ini, masalahnya nampaknya adalah bahwa pekerjaan sebenarnya tidak sedang dilakukan; sebaliknya, presenteeism, atau hanya terlihat sedang bekerja agar bos Anda tidak menganggap Anda malas, telah menjadi masalah yang semakin meningkat.

Untuk laporan baru, “The State of Teams,” Atlassian melakukan survei terhadap 5.000 pekerja pengetahuan di Amerika Serikat, Australia, India, Jerman, dan Prancis—serta 100 eksekutif Fortune 500. Dean dan timnya ingin memahami isu mendesak, di tengah produktivitas yang terhenti: Mengapa tim membuang-buang waktu, dan di mana waktu itu berlalu?

Setiap tahun, Atlassian menemukan, di dalam Fortune 500, 25 miliar jam kerja hilang akibat kolaborasi yang tidak efektif, dan pelakunya dalam penurunan produktivitas itu adalah hal yang sama di balik penurunan durasi perhatian orang Amerika secara umum—terlalu banyak layar, pembaruan, dan gangguan yang sempurna untuk membuat waktu terbuang.

“Ketika saya mengatakan, ‘mengapa tim membuang-buang waktu?’ Saya tidak mengatakan itu disengaja,” kata Dean. “Saya mengatakan kita berada dalam sebuah sistem yang, tanpa sengaja, dirancang untuk mencuri perhatian kita, mengalihkan upaya kita ke tempat yang salah, dan membuatnya lebih sulit untuk menyelesaikan pekerjaan. Kami ingin membebaskan pekerja dan pemimpin dari realitas itu.”

Pekerja dan pemimpin merasa sama. Hampir semua (93%) eksekutif Fortune 500 mengatakan kepada para peneliti bahwa mereka percaya tim mereka bisa melakukan pekerjaan yang sama dalam setengah waktu dari waktu yang dibutuhkan saat ini. Itu berarti 25 miliar jam, di seluruh industri, usaha yang terbuang setiap tahun, atau empat jam dari delapan jam kerja sehari. Dan manajer memperkirakan bahwa kurang dari 1 dari 4 tim mereka melakukan pekerjaan yang kritis.

Memang, 65% responden pekerja pengetahuan memberi tahu Atlassian bahwa mereka merasa lebih penting bagi mereka untuk bereaksi terhadap pemberitahuan daripada membuat kemajuan pada tugas-tugas sebenarnya. Sejumlah yang serupa mengatakan bahwa mereka merasa terus-menerus ditarik ke arah yang berbeda.

Bahkan lebih buruk: 50% pekerja mengatakan bahwa mereka menemukan diri mereka melakukan pekerjaan yang duplikat—tugas-tugas yang sama dengan tim lain di tempat lain di perusahaan—yang seringkali mereka tidak sadari sampai terlambat. “Hal itu benar-benar menunjukkan di mana kita menempatkan usaha kita, sebagai organisasi, dan seberapa banyak pemberitahuan yang menghabiskan waktu kita,” kata Dean.

Tanggung jawab berada pada atasan

Sebagai bagaimana cara mengatasi masalah-masalah ini—seperti halnya dengan banyak masalah di tempat kerja—seringkali tergantung pada komitmen di tingkat tim. “Ini benar-benar tentang mengarahkan perhatian pada hal-hal yang paling penting, baik dari sudut pandang tujuan tingkat tinggi, atau bahkan sebagai tim,” katanya. “Kami ingin tim memiliki izin untuk fokus pada hal yang paling penting.”

Untuk kemuliaan manajer, mereka tidak bermaksud untuk menghambat kemajuan; kemungkinan besar, sebagian besar dari mereka akan kecewa mengetahui bahwa pekerja mereka memprioritaskan merespons dengan cepat pemberitahuan Slack atau Teams daripada benar-benar melakukan pekerjaan. Namun demikian, seperti halnya dengan semua detail alur kerja, tanggung jawab ada pada atasan untuk membuat prioritas-prioritas menjadi jelas.

“Semua orang bekerja dari lokasi yang berbeda, terganggu oleh teknologi, dan memiliki jumlah pemberitahuan yang luar biasa dan jumlah pertemuan yang tidak mungkin,” kata Dean. “Kita perlu menciptakan lebih banyak ruang bagi orang untuk berpikir dengan cermat dan strategis tentang hal-hal yang penting. Saya rasa kita hidup dalam sebuah sistem yang tidak terasa sehat atau berkelanjutan saat ini. Jelas bahwa ada cara yang lebih baik.”

Cara yang lebih baik, idealnya, adalah kejelasan dan kesepakatan tentang apa yang penting. “Itulah inti dari banyak hal ini,” kata Dean.

Lalu ada masalah teater produktivitas, yang nampaknya merupakan pemborosan waktu terbesar secara keseluruhan. “Seringkali, ketika kami bereaksi terhadap pemberitahuan sepanjang hari, dan hanya muncul ke apa pun yang tertera di kalender kami sebagai penting, itu berarti kita terjebak mengarahkan perhatian kita pada hal-hal yang mungkin bukan nilai tertinggi.”

Mungkin Anda harus melewatkan pertemuan itu

Tim-tim yang berkinerja terbaik, menurut temuan Atlassian, adalah mereka yang secara teratur melakukan evaluasi apakah mereka bekerja pada tugas-tugas yang benar, menggunakan waktu mereka untuk membuat kemajuan nyata, dan membuat sebagian besar pengetahuan institusional mereka mudah ditemukan dan diuraikan.

Salah satu perubahan paling penting yang dapat dilakukan oleh manajer dan pemimpin adalah menjadi jelas tentang apa yang penting dari atas ke bawah—dan kemudian mengarahkan kembali operasi dan sumber daya sekitar untuk membuat kemajuan menuju tujuan-tujuan tersebut. Atau, seperti yang diungkapkan Dean, jangan biarkan Slack atau blok kalender menentukan apa yang paling penting bagi para pekerja.

Sebaliknya, para eksekutif harus menjaga “semangat eksperimen.” Untungnya, kecerdasan buatan, dalam segala bentuknya, adalah “anak gaul di kota,” kata Dean, yang membuatnya menjadi jalur masuk yang berguna untuk alat-alat baru yang dapat mempercepat bisnis—meninggalkan sebagian besar waktu bagi orang untuk melakukan yang terbaik.

\”