Allison Murray/ZDNET
Ikuti ZDNET: Jadikan kami sumber pilihan di Google.
Intisari dari ZDNET:
- Anda dapat melindungi data dan pipeline saat beralih CRM.
- Ada lima praktik terbaik yang perlu diikuti saat migrasi ke CRM baru.
- Banyak waktu dihabiskan untuk migrasi, tetapi jika dilakukan dengan benar, hasilnya sepadan demi ketenangan pikiran.
Beralih CRM terlihat mudah sampai Anda benar-benar tenggelam dalam field yang tidak cocok, kontak ganda, dan tim penjualan yang tidak bisa mencatat panggilan. Saya sering melihat bisnis memperlakukan migrasi CRM seperti sekadar ekspor data, akhirnya menghabiskan waktu berbulan-bulan untuk membereskan kekacauan yang timbul.
Baca juga: Software CRM terbaik 2026: Diuji dan diulas oleh ahli
Keyakinan itu biasanya cepat sirna. Menurut analisis dari Vantage Point, hingga 40% migrasi CRM menemui masalah signifikan, mulai dari kegagalan integritas data hingga pemetaan field yang diam-diam merusak reporting Anda. Namun, masalah-masalah itu sebenarnya bisa dicegah. Lima praktik di bawah ini mungkin tidak akan menghilangkan semua sakit kepala, tapi setidaknya akan mencegah masalah serius menggagalkan peluncuran Anda.
1. Audit data yang ada sebelum memindahkan apa pun
Kesalahan terbesar yang saya lihat dalam migrasi CRM adalah memperlakukan prosesnya seperti copy-paste. Jika sistem Anda saat ini penuh dengan data usang, Anda hanya akan memindahkan kekacauan itu ke rumah baru.
Mulailah dengan melakukan audit menyeluruh terhadap data yang ada. Riset secara konsisten menunjukkan bahwa lebih dari 70% data CRM menjadi tidak akurat dalam setahun, dan sebagian besar organisasi menemukan bahwa mereka membawa antara 10% hingga 30% data duplikat setelah benar-benar memeriksanya. Data duplikat tidak hanya menggembungkan sistem baru Anda, tetapi juga mengacaukan peramalan, merusak alur kerja otomatis, dan menciptakan situasi canggung ketika dua sales menelepon prospek yang sama dalam minggu yang sama.
Baca juga: Cara mengaudit apa yang diketahui ChatGPT tentang Anda – dan dapatkan kembali privasi data Anda
Audit Anda harus menandai tiga hal: data duplikat, data tidak lengkap yang kehilangan field penting seperti email atau nama perusahaan, dan kontak usang yang sudah bertahun-tahun tidak ada aktivitas. Gunakan kesempatan ini untuk memutuskan apa yang layak dibawa. Memigrasikan semuanya belum tentu keputusan tepat, dan biaya migrasi sebanding dengan volume data, jadi memotong beban mati di awal bisa menghemat uang Anda secara nyata.
2. Buat dokumen pemosisian field yang terperinci
Pemetaan field adalah bagian kusut di mana migrasi CRM sering gagal. Data keluar dari sistem lama Anda, terlihat baik-baik saja, tetapi mendarat di sistem baru di tempat yang salah, dan tidak ada yang menyadarinya hingga seorang sales tidak bisa menemukan catatan kesepakatan tiga bulan.
Dokumen pemetaan field adalah referensi sederhana yang menunjukkan bagaimana setiap field di CRM lama Anda diterjemahkan ke field di CRM baru. Setiap field dari sistem lama perlu memiliki pasangan field di CRM baru, termasuk field khusus yang dibuat tim Anda untuk kampanye atau proses tertentu. Jangan menganggap namanya selalu sama: field bernama "Nama Perusahaan" di sistem lama mungkin terpetakan ke "Akun" di sistem baru, dan kesalahan ini dapat memutus hubungan data antarrecord sepenuhnya.
Baca juga: Software CRM terbaik untuk usaha kecil
Berikan perhatian ekstra pada field yang membutuhkan transformasi, bukan sekadar transfer. Field industri teks bebas di CRM lama mungkin perlu diubah menjadi daftar pilihan terstruktur di yang baru. Sebuah field "Nama Lengkap" mungkin harus dipecah menjadi field nama depan dan belakang yang terpisah. Transformasi ini memerlukan aturan yang disengaja, bukan tebakan. Mendokumentasikannya sebelum memulai migrasi memberi Anda jalur audit yang jelas jika terjadi kesalahan.
3. Jalankan migrasi uji coba sebelum go-live
Sependiti apa pun perencanaan Anda, migrasi penuh pertama pasti akan menimbulkan masalah yang tidak terduga. Migrasi uji coba pada kumpulan data kecil yang representatif memungkinkan Anda menangkap masalah itu tanpa melibatkan seluruh basis data kontak Anda.
Pilih potongan data yang mencakup berbagai jenis record: beberapa akun, kontak terkait, beberapa kesepakatan aktif, dan sampel riwayat aktivitas. Jalankan migrasi uji coba di lingkungan staging, bukan sistem live. Kemudian periksa apakah record kontak, tahapan pipeline, riwayat aktivitas, dan keluaran reporting semuanya terlihat benar. Jika catatan kesepakatan Anda tidak ikut atau tahapan pipeline terpetakan ke fase yang salah, Anda harus menemukannya dalam uji coba, bukan pada hari pertama peluncuran.
Migrasi uji coba juga membantu Anda mengkalibrasi jadwal. Untuk organisasi menengah, migrasi CRM penuh biasanya memakan waktu 10 hingga 20 minggu, dari perencanaan hingga go-live, dan rentang waktu ini bisa melebar jika kompleksitas data tinggi. Menjalankan uji coba sejak dini memberi Anda perkiraan realistis tentang jadwal aktual, bukan tebakan yang terlalu optimis.
4. Kunci peran dan izin sebelum data go-live
Manajemen akses adalah salah satu langkah yang paling sering terlewafkan dalaam migrasi CRM. Tim menghabiskan waktu berminggu-minggu untuk menyempurnakan kualitas data dan pemetaan field, lalu meluncurkan semuanya dengan izin yang membuat orang terkunci dari record yang mereka butuhkan atau memberikan visibilitas ke seluruh perusahaan terhadap data kesepakatan yang seharusnya hanya untuk tim tertentu.
Baca juga: Apa itu transformasi digital? Semua yang perlu diketahui tentang bagaimana teknologi mengubah bisnis
Sebelum go-live, tetapkan struktur izin Anda dari awal, jangan menyalinnya dari sistem lama. Model izin CRM lama Anda mungkin dibangun secara bertahap selama bertahun-tahun dan mencerminkan struktur organisasi yang mungkin sudah tidak ada. Sistem baru adalah kesempatan bersih untuk mengaturnya secara sengadja. Urutan migrasi standar adalah memindahkan pengguna dan peran terlebih dulu, sebelum akun, kontak, atau kesepakatan, sehingga strukturnya sudah ada sebelum data mendarat di dalamnya.
Libatkan data owners Anda dalam langkah ini. Setiap objek data utama, seperti akun, kesepakatan, dan kontak, harus memiliki seorang pemilik bisnis yang menandatangani siapa yang dapat melihat, mengedit, dan menghapus record. Ini bukan sekadar latihan keamanan; ini cara untuk mencegah sales yang baru onboard secara tidak sengaja mengedit massal 500 record kontak di hari pertama mereka.
5. Latih tim Anda sebelum go-live, bukan setelahnya
Bahkan migrasi yang teknisnya bersih pun bisa terhambat jika orang yang menggunakan sistem baru tidak tahu cara kerjanya. Meluncurkan dulu dan melatih kemudian adalah cara yang ampuh untuk menimbrankitasan frustrasi, memaksa sales kembali ke spreadsheet, dan berakhir dengan CRM yang tidak dipercaya siapa pun.
Baca juga: Salesforce vs HubSpot: Mana CRM bisnis yang lebih baik?
Pelatihan sebelum go-live tidak berarti harus berupa sesi formal untuk semua orang. Prioritaskannya pastikan setiap anggota tim memahami alur kerja spesifik untuk peran mereka: cara mencatat panggilan, memperbarui tahap kesepakatan, atau membuat kontak. Fokuskan pelatihan pada apa yang berubah dari sistem lama, karena kebanyakan orang lebih cepat beradaptasi jika mereka memahami perbedaannya daripada belajar semuanya dari awal.
Rencanakan waktu singkat setelah peluncuran di mana seseorang di tim Anda tersedia untuk menjawab pertstanyaan dengan cepat. Masalah pasca-migrasi jarang melibatkan kehilangan data besar jika langkah-langkah sebelumnya ditangani dengan baik; masalahnya biasanya kebingungan kecil yang membesar jika dibiarkan begitu saja. Mengecek tim dalam beberapa minggu pertama untuk menanyakan apa yang berfungsi dan terasa janggal adalah kebiasaan yang baik dan akan membuahkan hasil dengan cepat.
Intinya
Miigrasi CRM yang dilakukan dengan hati-hati memakan waktu di awal. Tetapi jika dilakukan dengan ceroboh, dampak biayanya jauh lebih besar di kemudian hari, dalam hal pembersihan data, frustrasi tim, dan titik buta pipeline yang butuh waktu berbulan-bulan untuk disadari. Mengaudit data, memetakan field dengan tepat, menjalankan migrasi uji coba, mengelola akses secara sengaja, dan melatih tim sebelum peluncuran mungkin terdengar seperti banyak pekerjaan, tetapi semua itu akan membuat situasi bisa dipulihkan ketika berbagai hal tidak berjalan persis sesuai rencana.