Perusahaan-perusahaan sedang menghadapi masalah baru di tempat kerja: AI pencatat yang tidak tau kapan harus berhenti mendengarkan. Dalam beberapa rapat online, karyawan sudah meninggalkan panggilan sementara asisten AI tetap tinggal, diam-diam mencatat gosip atau komentar buruk yang diucapkan oleh karyawan yang masih ada, lalu mengirimkan transkripnya ke seluruh tim.
“Masalah-masalah itu menciptakan situasi yang sangat sulit,” kata Joe Lazzarotti, seorang pengacara di Jackson Lewis yang semakin sering menasihati perusahaan tentang kesalahan pencatat AI. “Salah satu isu terbesar adalah mencoba mencari tau bagaimana kita mengontrol itu? Bagaimana kita mendidik karyawan? Dan bagaimana memastikan kita tidak jatuh ke dalam jebakan karena kurang waspada?”
Pencatat AI tidak selalu berarti berita buruk. Sebuah studi baru dari startup asisten AI Read AI bersama pakar perilaku organisasi Rebecca Hinds menemukan bahwa rapat yang direkam membuat karyawan biasa berbicara hampir sebanyak manajer, dengan partisipasi wanita 9% lebih banyak daripada pria.
Namun, perekaman dan penyebaran percakapan sensitif menciptakan risiko hukum dan HR yang nyata. Lazzarotti menasehati pemimpin untuk melakukan audit AI lengkap sebelum masalah muncul. Ini termasuk meninjau aturan tata kelola, risiko, dan kepatuhan; memahami data apa yang diambil; memutuskan rapat mana yang harus direkam; dan mengontrol tempat penyimpanan rekaman serta siapa yang bisa mengaksesnya.
Perusahaan juga bisa membuat aturan jelas tentang kapan pencatat AI boleh digunakan, meminta pengungkapan dan persetujuan jelas sebelum rekaman dimulai, dan membatasi cara transkrip disebar. Hindari mengirim email otomatis ke seluruh tim. Beberapa organisasi memilih ringkasan daripada transkrip kata demi kata, atau memberi host rapat “tombol berhenti” untuk menghentikan rekaman jika pembicaraan masuk ke topik sensitif.
Edukasi karyawan juga sangat penting. Pekerja harus paham bahwa rapat yang direkam berfungsi lebih seperti dokumen tertulis daripada percakapan pribadi, dan komentar spontan yang diucapkan setelah orang lain meninggalkan panggilan mungkin masih terekam.
“[Pencatat AI] bisa jadi alat yang sangat kuat, tetapi itu hanya masalah memikirkannya matang-matang sebelum digunakan,” kata Lazzarotti.
Catatan Redaksi: Buletin ini tidak terbit untuk Hari Presiden. Kami akan kembali di inbox Anda pada 23 Februari.
Kristin Stoller
Direktur Editorial, Fortune Live Media
[email protected]
Sekitar Meja
Kumpulan berita HR paling penting.
Semakin banyak manajer menggunakan agen AI untuk membantu memutuskan kenaikan gaji, promosi, dan PHK. Washington Post
Waktu liburan ekstra sekarang mengalahkan bonus sebagai pendorong utama perasaan dihargai di kerja, menurut penelitian baru. Wall Street Journal
“Pencerita” muncul sebagai salah satu pekerjaan terpopuler di teknologi, dengan gaji di atas $400.000. Business Insider
Watercooler
Semua yang perlu Anda ketahui dari Fortune.
Debat ROI. Terobsesi dengan ROI jangka pendek dari alat AI membatasi inovasi, dan para pemimpin perlu melonggarkan kontrol, kata CEO Nvidia. —Nick Lichtenberg
Pendekatan jadul. Seorang CEO perusahaan workspace mengatakan bos yang berpegang pada aturan kaku lima hari kerja tidak siap untuk masa depan yang digerakkan AI. —Orianna Rosa Royle
Generasi baru naik. Dengan rata-rata masa jabatan CEO global turun jadi 7.2 tahun, adopsi AI yang lebih luas bisa lebih mengubah lagi siapa yang mencapai posisi C-suite. —Phil Wahba