Para CEO sudah muak dengan rapat. Mereka lihat rapat sebagai pembuang waktu yang tidak produktif, yang memenuhi kalender dan mengurangi kreatifitas. Dan mereka sudah ambil tindakan ekstrim untuk hilangkan rapat tidak perlu di tempat kerja.
Dalam tahun-tahun terakhir, Shopify batalkan semua rapat berulang dengan lebih dari dua orang supaya karyawan bisa kerjakan tugas lain. Di Block, CEO Jack Dorsey tetapkan hari Selasa sebagai hari tanpa rapat untuk ubah fokus dari “bicara tentang kerjaan” ke benar-benar mengerjakannya. Kepala Instagram Adam Mosseri berjanji akan batalkan semua rapat berulang setiap enam bulan, hanya tambah kembali rapat yang “benar-benar penting”. Di Southwest Airlines, CEO Bob Jordan umumkan dengan publik bahwa rapat bukanlah pekerjaan. Dia blokir waktu sore-nya sendiri dari rapat. Sementara itu, CEO JPMorgan Chase Jamie Dimon, mendorong karyawan untuk “bunuh rapat” dalam suratnya ke pemegang saham di tahun 2024.
Tindakan seperti ini mungkin kelihatan seperti perang berlebihan terhadap fitur dasar — walau dibenci — di tempat kerja modern, tapi Rebecca Hinds, penulis buku baru Your Best Meeting Ever, bilang bos-bos ini mungkin belum bertindak cukup jauh. PhD dari Stanford ini, yang telah pelajari rapat selama 15 tahun dan nasihati hampir 100 perusahaan, bilang organisasi bisa dapat untung dari yang dia sebut “Armeetingeddon” atau “Kiamat Rapat” — menghancurkan rapat sepenuhnya dan mulai dari nol.
Menurut penelitiannya, karyawan biasa, manajer, dan eksekutif menghabiskan rata-rata 3.7, 5.8, dan 5.3 jam per minggu di rapat tidak produktif pada 2024 — naik 118%, 87%, dan 51% sejak 2019.
“Sebagai pekerja pengetahuan, kita habiskan 85 sampai 90% waktu kita untuk kolaborasi,” katanya. “Tidak ada aktivitas yang kita habiskan lebih banyak waktu selain rapat, dan tapi rapat sangat, sangat tidak berfungsi baik.” Rapat telah mengambil peran utama dalam “teater produktivitas” tempat kerja sebagian karena mereka sangat terlihat, dia tambah: “Tidak ada yang bilang kamu lebih penting daripada punya rapat dobel atau triple-booked, jadi kita berorientasi pada menunjukkan produktivitas lewat rapat, bukannya mendesain rapat untuk majukan pekerjaan.” Di organisasi di mana misi kolektif dan tujuan individu tidak jelas, rapat telah jadi simbol status — “cara untuk tunjukkan kemajuan, tunjukkan produktivitas,” kata Hinds, sebut kecenderungan itu “berbahaya.”
Solusi Hinds adalah perlakukan rapat sebagai “produk paling penting, paling mahal, dan paling terabaikan di seluruh organisasi anda,” tulisnya di bukunya. Sebuah Armeetingeddon atau pembersihan kalender adalah awal yang bagus. Mantan perusahaan Hinds Dropbox terkenal berhasil lakukan ini di 2013 ketika, “dalam satu gerakan besar,” tulis Hinds, departemen TI “hapus rapat berulang dari kalender karyawan dalam semalam.” Selama minggu-minggu, hanya beberapa rapat penting yang selamat dari “moratorium rapat” perusahaan.
“Rentetan rapat yang tak henti hilang dalam semalam, meninggalkan sesuatu yang asing: waktu tidak terputus bagi karyawan untuk kerjakan tugas mereka,” tulis Hinds, yang gabung Dropbox tahun berikutnya. Dalam “Kiamat Rapat” yang dipimpin Hinds, peserta bisa dapat kembali sampai 11 jam per minggu — keuntungan yang bertahan lama, tulisnya.
Tapi menghapus kalender bersih hanyalah langkah pertama. Hinds rekomendasikan bangun kembali setelah “detoks rapat” 48 jam, dan hanya tambah kembali rapat yang punya dampak nyata dan dirancang dengan baik.
Di antara tips teratasnya untuk rapat seperti itu adalah ambil panjang rapat standar — apakah 30 menit atau sejam — dan potong jadi separuh, ciptakan rasa urgensi dan kebutuhan peserta untuk persiapan. Aturan sama bisa berlaku untuk daftar undangan. Faktanya, penelitian Bain & Company temukan bahwa ketika rapat libatkan lebih dari tujuh orang, kualitas keputusan turun 10% per orang tambahan.
Tetap, rapat punya cara untuk kembali masuk kalender, jadi pemimpin perlu beri kuasa pada karyawan untuk bela waktu mereka dan tolak rapat, yang bisa terasa aneh atau bahkan menyinggung bagi yang mengundang. Perusahaan seperti Dropbox dan GitLab telah beri karyawan naskah jadi untuk tolak dengan sopan, seperti: “Terima kasih undang saya! Apa kita bisa coba selesaikan ini lewat email saja?”
Hinds tidak terkejut begitu banyak CEO serang rapat sekarang: “Kita hidup di era efisiensi ini,” katanya. Dan ketika pekerja punya lebih sedikit rapat, produktivitas sering naik. Kerja sama juga naik “karena orang dipaksa untuk cari cara baru, lebih terencana untuk berkomunikasi tanpa rapat.” Pada waktu yang sama, micromanagement berkurang karena manajer tidak bisa lagi gunakan rapat “sebagai alat pengawasan untuk tim mereka.”
Ini tidak harus datang dari atas: Ini saat yang bagus untuk karyawan biasa juga batasi rapat, karena mereka hadapi tekanan untuk kembangkan skill yang manfaatkan AI dengan baik. “Kita tahu banyak dari itu dilakukan lewat eksperimen pribadi dan waktu pribadi,” kata Hinds. “Kita berhutang pada diri sendiri untuk pikirkan waktu-waktu kecil yang bisa kita ambil kembali [dan dedikasikan] untuk hal-hal yang benar-benar akan majukan karir kita dan tingkatkan kemampuan organisasi kita untuk eksekusi.”
Walaupun begitu, ada satu inovasi dalam teknologi rapat yang Hinds tidak suka: pencatat catatan AI. Dia sendiri tidak pernah gunakan itu. Godaan untuk kirim bot ke rapat, katanya, adalah “tanda bagi saya bahwa rapat belum dirancang dengan sengaja.”
Halo! Aku ingin cerita tentang kehebatan teknologi zaman sekarang. Kita bisa ngobrol sama orang dari mana aja di dunia cuma pake internet. Kita juga bisa nonton film atau dengerin musik kapan saja kita mau. Ini sangat memudahkan kehidupan sehari hari kita.
Tapi, harus diingat juga kalo teknologi bisa punya sisi kurang baiknya. Terlalu sering main gadget bisa bikin kita lupa waktu. Kadang kita jadi jarang ketemu langsung sama temen dan keluarga.
Jadi, harus bijak ya pake teknologinya. Pilih konten yang positif dan jangan lupa untuk tetap berinteraksi sama orang di sekeliling kita.