Setiap akun email Google baru dilengkapi dengan 15GB penyimpanan gratis – suatu tawaran yang solid tanpa biaya. Namun, ruang tersebut bisa cepat penuh, terutama karena juga mencakup file di Google Drive dan Google Photos.
Jika kotak masuk Anda penuh dengan newsletter yang belum dibaca dan spam yang licik, ada cara untuk membersihkan tanpa kehilangan pesan penting. Dengan pendekatan yang tepat, Anda bisa menyimpan apa yang penting sambil memberikan diri Anda awal yang segar.
Selain itu: Gmail membuatnya jauh lebih mudah untuk membersihkan kotak masuk Anda di Android
Selalu ada opsi untuk membersihkan kotak masuk Gmail secara manual atau mendownload beberapa materi ke drive lokal Anda. Tapi, repot ya? Dan, kemungkinan besar, Anda hanya akan menghilangkan sedikit sampah sebelum gigabyte itu mulai menumpuk lagi.
Saya harus mencatat bahwa Google menawarkan cara untuk membayar lebih banyak penyimpanan dengan meningkatkan ke akun Google One. Rencana “Dasar” biayanya $24 per tahun untuk 100GB. Namun, solusi gratisnya ada dalam mengambil beberapa langkah untuk mencadangkan file penting Anda dan mereset kapasitas data Anda.
1. Cadangkan file Anda, setidaknya sementara
Jika Anda melalui proses ini, kemungkinan Anda serius tentang menyimpan email yang bisa mencakup bertahun-tahun. Jadi, sebagai langkah keamanan tambahan, merupakan praktik yang baik untuk mencadangkan email Anda di komputer atau hard drive eksternal sebelum mentransfernya kembali ke cloud.
Juga: 6 fitur tersembunyi Android yang harus diketahui setiap pengguna – dan bagaimana mereka memudahkan hidup
Untuk melakukannya, buka Google Takeout dan pilih “Google Photos” dan/atau “Drive” sebagai produk yang ingin Anda ekspor, kemudian ikuti petunjuk. (Setelah Anda menyelesaikan transfer, Anda bisa menghapus dan membebaskan hard disk drive (HDD) Anda untuk penggunaan lain.) Harap diketahui bahwa proses ini bisa memakan waktu, tergantung pada jumlah email dan jumlah gigabyte Anda. Untuk memberi Anda gambaran, Jason Chun dari CNET menggunakan Google Takeout dengan akun Gmail uji coba yang memiliki sekitar 75.000 email, dan unduhan besar ini memakan waktu sekitar dua jam untuk diselesaikan.
2. Siapkan untuk mentransfer Gmail Anda ke akun email baru
Sekarang setelah Anda menyimpan salinan email Anda, saatnya untuk mentransfernya. Untuk melakukannya:
Login ke akun Gmail asli Anda dan klik ikon gigi di sudut kanan atas. Kemudian klik “Lihat semua pengaturan.”
Pilih tab Penerusan POP/IMAP. Kemudian pilih opsi “Aktifkan POP untuk semua email.” (POP adalah singkatan dari Protokol Kantor Pos).
Anda akan memiliki beberapa opsi di bawah “Ketika pesan diakses dengan POP.” Pilih hapus salinan Gmail untuk menghapus email dari akun asli Anda secara otomatis setelah transfer.
Pilih “Simpan perubahan.”
3. Buat akun kedua (arsip) dan transfer pesan Anda
Pada titik ini, Anda bisa membuat akun baru dan mentransfer semua pesan Anda ke sana:
Untuk membuat akun Gmail kosong inbox, pergi ke sini. Yang baru ini akan berfungsi sebagai akun arsip Anda.
Login ke akun arsip baru Anda, klik ikon gigi di kanan atas, dan pilih “Lihat semua pengaturan.”
Pilih tab Akun dan Impor di bagian atas. Kemudian pilih “Tambahkan akun email” di sebelah “Periksa email dari akun lain.”
Dalam jendela pop-up, masukkan nama akun Gmail asli Anda, kemudian pilih “Berikutnya.”
Pilih “Impor email dari akun lain saya (POP3),” dan kemudian pilih “Berikutnya” lagi.
Masukkan kata sandi akun Gmail asli Anda.
Juga: Notion Mail menawarkan keuntungan AI – tapi melewatkan beberapa fitur Notion yang penting
Perhatikan bahwa Anda mungkin juga perlu membuat kata sandi aplikasi Google sementara untuk menyinkronkan akun. Jadi, jika kata sandi akun Gmail asli Anda tidak berfungsi pada langkah ini, kunjungi https://myaccount.google.com/apppasswords untuk membuat kode sandi sementara 16 digit.
Cukup buat nama untuk kata sandi, seperti “Transfer Email,” lalu tekan “Buat.” Jendela pop-up dengan kode sandi 16 digit baru Anda akan muncul. Di sini, Anda harus mencatatnya atau mengambil tangkapan layar sampai Anda dapat membuang kata sandi ini. Google hanya akan menampilkannya sekali!
Setelah Anda menyinkronkan akun Anda, temukan Port dan pilih “995.”
Selanjutnya, Anda ingin memeriksa tiga kotak:
Akhirnya, pilih “Tambahkan akun.”
Apa yang selanjutnya, sekarang bahwa akun Anda telah disinkronkan?
Proses migrasi email akan dimulai secara otomatis setelah berhasil menghubungkan akun Gmail arsip baru Anda ke akun utama Anda. Berapa lama ini akan memakan waktu juga tergantung pada volume email yang ditransfer. Misalnya, transfer uji coba CNET dari 75.000 pesan menemukan bahwa dibutuhkan sekitar dua hari penuh untuk menyelesaikan transfer semua pesan dan media ke akun email arsip baru.
Setelah langkah itu selesai, akun Gmail asli Anda akan melemparkan semua pesan Anda ke folder Sampah, yang harus Anda kosongkan secara manual. Menurut Chun, menghapus 75.000 pesan dari Sampah memakan waktu sekitar satu jam.
Selain itu, ingatlah bahwa Gmail tidak akan mentransfer folder Drafts dan Spam Anda. Menurut pendapat saya, ini adalah hal yang baik untuk yang terakhir, tapi pastikan Anda tidak memiliki pesan yang menggantung di folder Drafts Anda. Anda selalu bisa mengirim email kepada diri sendiri untuk menyelesaikan nanti.
Juga: Mengapa Anda membutuhkan rencana cadangan data untuk Mac atau PC Anda – sebelum bencana terjadi
Pada titik ini, ada tiga langkah terakhir untuk menghentikan proses transfer otomatis sehingga Anda bisa terus menggunakan akun asli Anda, memulai dari awal di inbox kosong.
Login ke akun baru Anda. Klik ikon gigi dan pilih “Lihat semua pengaturan.”
Pilih tab Akun dan Impor. Di bawah “Periksa email dari akun lain,” pilih “Hapus” untuk akun asli Anda.
Pilih “OK” saat diminta untuk “Konfirmasi hapus akun email.”
Mengikuti langkah di atas setidaknya adalah tugas yang kurang menakutkan daripada menyaring pesan dan media tanpa henti secara manual untuk menentukan apa yang ingin Anda simpan selamanya. Sekarang Anda bisa menikmati pengalaman inbox kosong baru yang telah terlupakan sambil tetap mempertahankan hal-hal lama selama bertahun-tahun – dengan 15 gigabyte gratis yang tersisa.