Setiap akun email Google baru dilengkapi dengan 15GB penyimpanan gratis – sebuah penawaran yang solid tanpa biaya. Namun, ruang itu bisa cepat terisi, terutama karena juga mencakup file di Google Drive dan Google Photos.
Jika kotak masuk Anda penuh dengan newsletter yang belum dibaca dan spam yang licik, ada cara untuk membersihkan rumah tanpa kehilangan pesan penting. Dengan pendekatan yang tepat, Anda dapat mempertahankan apa yang penting sambil memberikan diri Anda awal yang segar.
Juga: Bagaimana menonaktifkan ACR di TV Anda (dan mengapa Anda tidak boleh menunggu untuk melakukannya)
Selalu ada opsi untuk membersihkan kotak masuk Gmail Anda secara manual atau mengunduh sejumlah materi ke drive lokal Anda. Namun, itu cukup merepotkan, kan? Dan, kemungkinan Anda hanya akan menghilangkan sebagian sampah sebelum gigabyte itu mulai menumpuk lagi.
Saya harus mencatat bahwa Google menawarkan cara untuk membayar lebih banyak penyimpanan dengan meng-upgrade ke akun Google One. Rencana “Basic” biayanya $24 per tahun untuk 100GB. Namun, solusi gratisnya terletak pada mengambil beberapa langkah untuk mem-back up file-file penting Anda dan mereset kapasitas data Anda.
1. Cadangkan file Anda, setidaknya sementara
Jika Anda melewati proses ini, Anda kemungkinan serius tentang menyimpan email yang bisa mencakup bertahun-tahun. Jadi, sebagai langkah keamanan tambahan, adalah praktik yang baik untuk mem-back up email Anda di komputer atau hard drive eksternal sebelum mentransfernya kembali ke cloud.
Juga: Setelah saya belajar trik email yang mudah ini, kekacauan hilang dari kotak masuk saya
Untuk melakukan ini, pergi ke Google Takeout dan pilih “Google Photos” dan/atau “Drive” sebagai produk yang ingin Anda ekspor, kemudian ikuti petunjuknya. (Setelah Anda menyelesaikan transfer, Anda dapat menghapus dan membebaskan hard disk drive (HDD) Anda untuk penggunaan lain.) Perhatikan bahwa proses ini bisa memakan waktu, tergantung pada kuantitas email dan jumlah gigabyte Anda. Untuk memberi Anda gambaran, Jason Chun dari CNET menggunakan Google Takeout dengan akun Gmail uji coba yang berisi sekitar 75.000 email, dan unduhan besar ini membutuhkan sekitar dua jam untuk diselesaikan.
2. Siapkan untuk mentransfer Gmail Anda ke akun email baru
Sekarang setelah Anda menyimpan salinan email Anda, saatnya untuk mentransfernya. Untuk melakukannya:
Login ke akun Gmail asli Anda dan klik ikon gear di sudut kanan atas. Kemudian klik “Lihat semua pengaturan.”
Pilih tab Forwarding POP/IMAP. Kemudian pilih opsi “Aktifkan POP untuk semua email.” (POP adalah singkatan dari Post Office Protocol).
Anda akan memiliki beberapa opsi di bawah “Ketika pesan diakses dengan POP.” Pilih hapus salinan Gmail untuk secara otomatis menghapus email dari akun asli setelah transfer.
Pilih “Simpan perubahan.”
3. Buat akun kedua (arsip) dan transfer pesan Anda
Pada titik ini, Anda dapat membuat akun baru dan mentransfer semua pesan Anda ke sana:
Untuk membuat akun Gmail inbox-zero baru, klik di sini. Yang baru ini akan berfungsi sebagai akun arsip Anda.
Login ke akun arsip baru Anda, klik ikon gear di sudut kanan atas, dan pilih “Lihat semua pengaturan.”
Pilih tab Akun dan Impor di bagian atas. Kemudian pilih “Tambahkan akun email” di sebelah “Periksa email dari akun lain.”
Di jendela pop-up, masukkan nama akun Gmail asli Anda, kemudian pilih “Berikutnya.”
Pilih “Impor email dari akun lain saya (POP3),” dan kemudian pilih “Berikutnya” lagi.
6. Masukkan sandi akun Gmail asli Anda.
Juga: Alternatif Microsoft Office favorit saya baru saja mendapatkan pembaruan privasi dan kustomisasi yang besar
Perhatikan bahwa Anda mungkin juga perlu membuat sandi aplikasi Google sementara untuk menyinkronkan akun. Jadi, jika sandi akun Gmail asli Anda tidak berfungsi pada langkah ini, kunjungi https://myaccount.google.com/apppasswords untuk membuat kode sandi sementara 16 digit.
Cukup buat nama untuk sandi, seperti “Transfer Email,” kemudian tekan “Buat.” Jendela pop-up dengan kode sandi 16 digit baru Anda akan muncul. Di sini, Anda harus mencatatnya atau mengambil tangkapan layar sampai Anda dapat membuang sandi ini. Google hanya akan menampilkannya sekali!
7. Setelah Anda menyinkronkan akun Anda, temukan Port dan pilih “995.”
8. Selanjutnya, Anda akan ingin memeriksa tiga kotak:
9. Terakhir, pilih “Tambahkan akun.”
Apa yang terjadi selanjutnya, sekarang bahwa akun Anda tersinkronisasi?
Proses migrasi email akan dimulai secara otomatis setelah berhasil menghubungkan akun arsip Gmail baru Anda ke akun utama. Berapa lama proses ini memakan waktu juga tergantung pada volume email yang ditransfer. Misalnya, transfer uji coba CNET dari 75.000 pesan menemukan bahwa dibutuhkan sekitar dua hari penuh untuk menyelesaikan transfer semua pesan dan media ke akun email arsip baru.
Setelah langkah itu selesai, akun Gmail asli Anda akan melempar semua pesan Anda ke folder Sampah, yang harus Anda kosongkan secara manual. Menurut Chun, menghapus 75.000 pesan dari Sampah memakan waktu sekitar satu jam.
Lebih lanjut, ingatlah bahwa Gmail tidak akan mentransfer folder Drafts dan Spam Anda. Menurut pendapat saya, ini adalah hal yang baik untuk yang terakhir, tapi pastikan Anda tidak memiliki pesan yang belum selesai di folder Drafts. Anda selalu dapat mengirim email kepada diri sendiri untuk menyelesaikannya nanti.
Juga: Pintasan Android favorit saya adalah kode curang produktivitas – dan berfungsi di ponsel lama
Pada titik ini, ada tiga langkah terakhir untuk menghentikan proses transfer otomatis sehingga Anda dapat melanjutkan menggunakan akun asli Anda, memulai dari awal dengan inbox kosong.
Login ke akun baru Anda. Klik ikon gear dan pilih “Lihat semua pengaturan.”
Pilih tab Akun dan Impor. Di bawah “Periksa email dari akun lain,” pilih “Hapus” untuk akun asli Anda.
Pilih “OK” ketika diminta untuk “Konfirmasikan penghapusan akun email.”
Mengikuti langkah di atas setidaknya kurang menakutkan dibandingkan dengan secara manual menyaring melalui pesan dan media tanpa akhir untuk menentukan apa yang ingin Anda simpan selamanya. Sekarang Anda dapat menikmati pengalaman lupa memiliki kotak masuk yang bersih sambil tetap mempertahankan barang-barang lama selama bertahun-tahun – dengan 15 gigabyte gratis yang tersedia.